お待たせメッセージ~すぐに外線着信に応答できないときにお待たせメッセージを送出~

外線着信にすぐに応答できないときに、かけてきた相手にお待たせメッセージを送出します。

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なかなか着信に応答できないときにお待たせメッセージを送出

着信にすぐに対応できない時に、かけてきた相手にお待たせメッセージを送出して相手をお待たせするときに利用します。

お待たせメッセージはビジネスフォン・PBX内蔵のボイスメールを利用

お待たせメッセージはビジネスフォン・PBX内蔵のボイスメール機能を利用します。

ボイスメールに録音したお待たせメッセージを自動的に送出するかたちになります。

お待たせメッセージを録音しなくてもデフォルトでお待たせメッセージが用意されている機種もあります。

お待たせメッセージの動作概要

1.お待たせメッセージの開始操作を行う

多機能電話機のファンクションキーに割りつけられたお待たせメッセージボタンを押して、お待たせメッセージでの対応を開始します。

外線の着信数が多くなりなかなか応答できない状況になる前にお待たせメッセージをあらかじめ開始するとします。

  1. 多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたお待たせメッセージのボタンを押す
  2. お待たせメッセージのボタンを押すとランプが点灯状態になりおまたせメッセージでの対応状態となる

2.外線着信にすぐに応答できない状況になる

繁忙時に外線着信します。

忙しい時間帯あるいは外線着信が多くなる時間帯など、外線着信にすぐに応答できない状況になります。

3.外線着信状態が一定時間つづくと自動的に相手にお待たせメッセージを送出する

すぐに対応することが困難なので、着信してから一定時間経過後に、相手にお待たせメッセージを送出します。

忙しくて外線着信になかなか応答できない状況が一定時間つづくと、かけてきた相手に自動的にお待たせメッセージを送出します。

お待たせメッセージ送出中は外線着信音が通常の着信音からお待たせメッセージ用の着信音に切り替わります。

4.お待たせメッセージ送出中に内線電話機が着信に応答すると相手と通話になる

対応可能な内線電話機が応答すると、相手と通話状態になります。

お待たせメッセージ送出中も外線着信鳴動はつづきます。

着信鳴動中に手の空いた内線電話機が応答すると相手と通話状態になります。

5.お待たせメッセージを停止するときは

お待たせメッセージを停止するときは、再度お待たせメッセージボタンを押して、お待たせメッセージボタンが点灯→消灯に変わるのを確認します。

お待たせメッセージの動作を停止するときは次のような操作を行います。

  1. 多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたお待たせメッセージボタン(点灯中)を押す
  2. ボタンを押すと点灯状態から消灯状態へとかわりお待たせメッセージの動作が停止する

最後に

お待たせメッセージは手動でその都度開始操作と停止操作を行う方法と、常時お待たせメッセージを起動しておく方法があります。

ビジネスフォン・PBXの機種により多少の違いはありますが、基本的な動作はほぼ同じです。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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