オフフック自動応答~ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線の着信に内線電話機の受話器を上げるだけで応答できる~

オフフック自動応答は外線着信鳴動時に受話器をあげる(オフフック)だけで、外線着信に応答することができる機能です。

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ビジネスフォンで外線着信に応答する定番の方法

定番の応答方法

ビジネスフォン・PBXの設定でオフフック自動応答を有効にすると外線着信時に内線電話機の受話器を上げるだけで着信に応答ができます。

外線着信によく応答する電話機や自分の部署への着信をオフフック自動応答できるように設定

オフフック自動応答は内線電話機ごとに着信する電話回線や電話番号に応じて細かく設定することができます。

部署Aと部署Bの多機能電話機のファンクションキー割付例

  • ファンクションキー1~3→○○-○○○○-1111(部署Aの代表番号)
  • ファンクションキー4~6→○○-○○○○-2222(部署Bの代表番号)

部署Aと部署Bの内線電話機

  • 部署Aの内線は101~110
  • 部署Bの内線は111~120

外線着信のベルが鳴動する内線電話機

  • 部署Aの内線は103~110には○○-○○○○-1111(ファンクションキー1~3)のみ着信鳴動
  • 部署Bの内線は103~110には○○-○○○○-2222(ファンクションキー4~6)のみ着信鳴動

外線着信によく応答する内線電話機にオフフック自動応答を設定

  • 部署Aの内線は108~110
  • 部署Bの内線は118~120

オフフック自動応答は多機能電話機や多機能PHSでのみ有効

オフフック自動応答は次のようなファンクションキーを実装している電話機でのみ有効な機能です。

  • 多機能電話機
  • 多機能PHS

受話器を上げるだけで着信に応答してしまうので誤応答に注意

外線着信中に応答するつもりがなくても受話器を上げただけで応答してしまうことがあります。

外線着信時に受話器を上げるだけで応答できるのは良いのですが、応答するつもりがなくても受話器を上げた時点で応答してしまうので、間違って応答しないように操作には注意が必要です。

オフフック自動応答は基本的には着信ベルが鳴動する電話機にのみ設定

外線着信時の着信ベルは、基本的には応答する頻度が高い内線電話機に対して設定するので、それらの電話機に対してのみオフフック自動応答を設定することで、他の内線電話機の誤応答を防ぐことができます。

ただし、着信ベルが鳴動する電話機がすべて通話中になってしまうと、着信音が聞こえない、もしくはミュート鳴動(通話中の電話機からは小さな音で着信ベルが鳴動)の状態になるので、もう1台程度ぐらいは着信ベルが鳴動する電話機を設定しておいたほうがよいでしょう。

外線着信ベルが鳴動する電話機が着信する外線の本数よりも少ない場合

ベル鳴動電話機がすべて通話中だと、外線着信ベルが鳴動しない

たとえばある部署で外線着信ベルが鳴動する電話機を2台設定したとします。

その部署で外線着信する電話回線の本数が最大2本までであれば特に問題はありません。

しかし3本以上の電話回線を利用しているのであれば少し問題が出てきます。

  1. 1本目の外線が着信する
  2. 着信鳴動した内線電話機が着信に応答し通話状態になる
  3. 1本目通話中に2本目の外線着信する
  4. 着信鳴動した内線電話機が着信に応答し通話状態になる
  5. 1本目、2本目通話中に外線着信する
  6. 多機能電話機のファンクションキーに割りつけた外線ボタンは着信点滅するが着信ベルは鳴動しない

このように外線着信のベルが鳴動する電話機がすべて通話中になると外線着信ベルが鳴動する電話機がなくなってしまいます。

外線着信ベルが鳴動する電話機が着信する外線の本数以上ある場合

ベル鳴動電話機を多めに設定→常に鳴動できる状態をつくる。

電話回線の本数が3本、外線着信鳴動する内線電話機の数を3台以上に設定したとします。

  1. 1本目の外線が着信する
  2. 着信鳴動した内線電話機が着信に応答し通話状態になる
  3. 1本目通話中に2本目の外線着信する
  4. 着信鳴動した内線電話機が着信に応答し通話状態になる
  5. 1本目、2本目通話中に外線着信する
  6. 着信鳴動した内線電話機が着信に応答し通話状態になる
  7. 着信ベルが鳴動する電話機がすべて通話中になったが、これ以上外線着信しないので問題なし

外線着信のベルが鳴動する電話機を外線着信する電話回線の本数以上に設定しておけば着信鳴動しなくなる状態をさけることができます。

最後に

オフフック自動応答は受話器を上げるだけで外線着信に応答できる機能です。

複数の電話番号が多機能電話機のファンクションキーに割付いているような運用には不向きですが、特定の電話番号にしか応答しない状況ではとても便利な機能です。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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