ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント

  • 事務所を引っ越すのでビジネスフォンを再設置してほしい
  • 人事異動で電話機の移設や設定をかえてほしい
  • 社員が増えるので電話機をふやしたい

このようなとき、当然ビジネスフォン工事が必要になってきますよね。

依頼元の担当者としては、実際に工事にあたるビジネスフォン業者に、どのような工事あるいは設定をしてもらいたいのかを整理して伝えなければなりません。

しかし、工事業者にどのような点を伝えればいいのかよくわからない。そんなことはありませんか?

ここではビジネスフォン工事の際して押さえておくべきポイントについて紹介します。

目次

スポンサーリンク

1.ビジネスフォン本体と電話機の具体的な設置場所を決める

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント1

ビジネスフォンはビジネスフォン主装置から各所の内線電話機へ配線が必要になります。

「ビジネスフォン主装置の設置場所が決まらない=配線の起点が決まらない」ということなので、まずはビジネスフォン主装置の配置を決めます。

続いて内線電話機やFAX、その他端末の場所を決めます。

あとから「ここにも電話機がいる」といっても業者によっては別見積もりになってしまうこともあるので、変更や追加が出た時は早めに業者に伝えるようにしましょう。

なお設置場所を決めるときにはたたき台となる配置図面に記載していくようにしましょう。

口頭だけで説明するよりも確実に相手に伝わるからです。

2.内線番号やFAXなどの電話番号を決める

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント2

内線電話機の設置場所が決まったら、続いて内線番号を決めます。

部屋が1つで内線電話機が数台程度であれば、内線番号は特に気にする必要もないので業者にお任せで大丈夫です。

しかし電話機が数十台以上、もしくは複数の部屋、階にまたがるようであれば、内線番号の取り決めは必須です。

内線番号の採番のしかたについてはこちらを参照してください。

3.部署やグループの範囲を内線番号単位で具体的に決める

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント3

内線1台ごとにどの部署、グループに所属するかの範囲を明確にします。

この範囲に応じて外線の着信、代理応答、パーク保留などの設定をするからです。

この範囲を決めるときには部署、グループで使用する代表番号も併せて決めておきましょう。

4.代理応答とパーク保留の範囲を決める

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント4

代理応答

代理応答は近くの内線着信を代わりに応答出来る機能です。

代わりに応答できる内線は同じ代理応答グループの所属していることが前提となるので、部署ごとや部屋ごとなどの範囲で設定します。

広すぎる範囲で設定してしまうと、全然関係ない内線の代わりに応答してしまうことがあるので、広すぎず狭すぎず範囲を決めましょう。

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント5

パーク保留

パーク保留は内線全体、あるいはグループ単位で設定します。

部署ごとや部屋ごと、あるいは内線全体などの範囲で設定します。

パーク保留を使うことがないのであれば、気にする必要はありません。

5.多機能電話機のファンクションキーの割付を決める

多機能電話機のファンクションキーに割り付けるボタンの内容と割付位置を決めます。

ボタンの種類には次のようなものがあります。

外線ボタン

外線着信あるいは外線発信で使うボタンです。

外線ボタンには実際に使用する部署名と電話番号を業者に伝えましょう。

パーク保留ボタン

内線全体、あるいはグループ単位で使う保留ボタンです。

パーク保留ボタンの個数とグループの範囲を業者に伝えましょう。

代理応答ボタン

近くの内線着信にかわりに応答できるボタンです。

機種によっては最初から機能ボタンとして組み込まれているものもあります。

不在転送ボタン

内線着信を別の内線や外線に転送するときに使います。

短縮ボタン

短縮ダイヤルを使うときに使います。

機種によっては最初から機能ボタンとして組み込まれているものもあります。

モード切替ボタン

外線着信を留守番に応答させたり、別の電話番号を転送させたりするときに使うボタンです。

部署ごとのファンクションキーの割付例

総務のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント6

  • キー1~3は総務の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと総務の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

営業第1のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント7

  • キー1~6は営業第1の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと営業第1の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

営業第2のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント8

  • キー1~6は営業第2の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと営業第2の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

経理のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント9

  • キー1~3は経理の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと経理の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

開発のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント10

  • キー1~4は開発の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと開発の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

マーケティングのファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント11

  • キー1~4はマーケティングの外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すとマーケティングの外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

メンテナンスのファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント12

  • キー1~4はメンテナンスの外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すとメンテナンスの外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

Web開発のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント13

  • キー1~4はWeb開発の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すとWeb開発の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

社長室のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント14

  • キー1は社長の外線ボタン
  • キー7はモード切替ボタン(ボタンを押すと社長の外線着信はビジネスフォン内蔵の留守番へ)
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮、17.不在転送、18.代理応答)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

会議、応接、受付のファンクションキーの割付例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント15

  • 外線ボタン、モード切替ボタンはなし
  • キー13~18は各種機能ボタンを割付(13.短縮)
  • キー19~24はパーク保留ボタン

ちなみに受付の内線104は一般電話機なのでファンクションキーの割付はできません。

6.外線着信が鳴動する内線を決める

外線着信したときに鳴動する内線電話機を決めます。

全部の内線を鳴動させることもあれば、特定の内線のみ鳴動させることもあります。

外線着信鳴動させる内線の決め方の例

  • 役員席は鳴動させない(ボタンの点滅のみ)
  • 各部署の内線番号の偶数、あるいは奇数のみ鳴動させる
  • 各部署の内線番号の老番の数台のみ鳴動させる
  • よく電話を受ける人のみ鳴動させる

総務の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント16

  • 役席は外線着信しても鳴動しない(外線ボタンは点滅、点滅しているボタンを押して応答はできる)
  • 役席以外は外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

営業第1の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント17

  • 役席は外線着信しても鳴動しない(外線ボタンは点滅、点滅しているボタンを押して応答はできる)
  • 役席以外は外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

営業第2の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント18

  • 役席は外線着信しても鳴動しない(外線ボタンは点滅、点滅しているボタンを押して応答はできる)
  • 役席以外は外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

経理の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント19

  • 役席は外線着信しても鳴動しない(外線ボタンは点滅、点滅しているボタンを押して応答はできる)
  • 役席以外は外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

開発の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント20

  • 役席は外線着信しても鳴動しない(外線ボタンは点滅、点滅しているボタンを押して応答はできる)
  • 役席以外は外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

マーケティングの外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント21

  • 全席、外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

メンテナンスの外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント22

  • 全席、外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

Web開発の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント23

  • 全席、外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

社長室の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント24

  • 外線着信鳴動あり(受話器を上げるだけで応答できる)

会議、応接、受付の外線着信の鳴動例

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント25

  • 外線着信なし

7.外線発信時に相手に通知する番号を内線ごとに決める

ビジネスフォン、移設、増設などで決めておくべき設定、7つのポイント26

内線電話機から外線発信したときに、相手に通知する電話番号を決めます。

基本的には部署ごとの代表番号を通知させるのが一般的ですが、中には複数の番号を使い分けるケースもあります。

使い分けるケースも含めて発信者番号通知の取り決めをしておきましょう。

発信者番号通知の決め方の例

  • 0発信したときは部署の代表番号を通知する
  • 各外線ボタンを押して発信したときは外線ボタンの電話番号を通知する
  • 0発信、8発信、9発信というふうに発信特番で通知する電話番号を使い分ける

ただし、相手に通知できる電話番号をビジネスフォンで自由に設定するためには次の電話回線に限られます。

  • ISDN回線(INS64、INS1500)
  • BRI接続のIP電話(ひかり電話、KDDI光ダイレクトなど)
  • PRI接続のIP電話(ひかり電話、KDDI光ダイレクトなど)
  • LAN直収のIP電話(ひかり電話、KDDI光ダイレクトなど)

最後に

ビジネスフォン工事では使う機能が増えるほど設定上の取り決めも当然多くなります。

ここでは最低限押さえておくべきビジネスフォンの設定上の7つのポイントとして紹介しました。

この7つのポイントを抑えておけば、ビジネスフォン業者との打ち合わせもスムーズに運ぶことでしょう。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

スポンサーリンク
336×280