ボイスメールのメールボックスを使う~メールボックスに音声を録音する~

ビジネスフォン・PBXのボイスメール(音声メール)機能はメールボックス単位での利用になります。

目次

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メールボックスはボイスメールの基本

ビジネスフォン・PBXのボイスメールはメールボックスを基準に録音を行います。

用途に応じて必要なメールボックスを用意

ビジネスフォン・PBXのボイスメール(音声メール)機能を利用するためには、メールボックスをあらかじめ設定しておく必要があります。

  • 内線ごとのメールボックス
  • 外線留守番代行用のメールボックス
  • 通話録音用のメールボックス
  • 同報送信用のメールボックス

メールボックスごとに必要に応じてパスワードを設定

メールボックスにはメールボックス番号とメールボックス番号のパスワードを設定します。

パスワードの設定は不要であれば設定しなくても大丈夫ですが、使う機能によってはパスワードの設定が必須な場合があります。

ボイスメールとメールボックスの容量

保存できる容量はビジネスフォン・PBXによって様々です。

ビジネスフォン・PBXに初実装されている場合

ビジネスフォン・PBXに最初から標準実装されているボイスメール(音声メール)はだいたいシステム全体で1時間から4時間程度までの容量となっています。

メールボックス数は100件~300件程度まで、あるいは最大内線数と同じ数まで設定が可能です。

ボイスメール(音声メール)用の基板(パッケージ)を実装した場合

ビジネスフォン・PBXに初実装されたボイスメール(音声メール)では容量が足りない場合はボイスメール(音声メール)用の基板(パッケージ)を別途実装して容量を拡張します。

拡張することで数十時間~数百時間までメッセージを保存することが可能となります。

メールボックス数も1000件程度まで、あるいは最大内線数と同じ数まで設定が可能になります。

USBメモリやSDカードで容量を拡張できることもある

最新のビジネスフォン・PBXではボイスメール(音声メール)用の基板(パッケージ)を別途実装して拡張するのではなく、USBメモリやSDカードで容量を拡張できる機種もあります。

ボイスメールのメールボックスの動作概要1(メッセージの送受信)

1.必要に応じてメールボックスを設定

必要に応じてメールボックスを設定しておきます。

必要に応じてメールボックスをあらかじめ設定しておきます。

多機能電話機のファンクションキーにはメールボックスボタンを設定しておきます。

メールボックス及びファンクションキーのメールボックスボタンはビジネスフォン業者による設定が必要です。

2.ボイスメールアクセスの特番をダイヤル

ボイスメールアクセス特番をダイヤルします。

内線電話機(内線10)からボイスメールを利用するためにはボイスメールアクセス特番(たとえば#)をダイヤルします。

3.ボイスメールの音声ガイダンスに従って操作を行う

ボイスメールのガイダンスに従って操作を行います。

ボイスメールにアクセスすると操作を促す音声ガイダンスが送出されます。

音声ガイダンスに従って内線電話機(内線10)のダイヤルボタンを押して操作を行うかたちになります。

4.メッセージを録音したら相手のメールボックスに送信

メッセージを録音したら、相手のメールボックスにメッセージを送ります。

音声ガイダンスに従ってメッセージを録音したら相手内線(内線12)のメールボックス(メールボックス番号12)に送信します。

5.メッセージを受信するとメールボックスボタンが点滅

メッセージを受信した多機能電話機のメールボックスボタンが点滅します。

メールボックス(メールボックス番号12)にメッセージを受信すると多機能電話機(内線12)のメールボックスボタンが点滅します。

6.点滅中のメールボックスボタンを押してメッセージを再生

点滅しているメールボックスボタンを押すと、録音されているメッセージを順番に再生します。

多機能電話機(内線12)の点滅しているメールボックスボタンを押すと、録音されているメッセージを順番に再生します。

7.メッセージの聞き取りが終わったメッセージの処理操作(保存、消去、転送など)をする

メッセージの聞き取りが終わったら、ガイダンスに従って保存、消去、転送等の操作を行います。

メッセージの聞き取りが終わったら、ボイスメールの音声ガイダンスに従って保存、消去、転送等の操作を行います。

ボイスメールのメールボックスの動作概要2(メッセージの同報送信)

1.同報送信用のメールボックスを作成

同報送信用メールボックスを作成し、同報送信グループに所属するメールボックスを設定します。

同報送信用メールボックスを作成し、同報送信グループに所属するメールボックスを設定します。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

  • 内線10のメールボックス(メールボックス番号10)
  • 内線20のメールボックス(メールボックス番号20)→同報送信グループのメールボックス(メールボックス番号99)に所属
  • 内線21のメールボックス(メールボックス番号21)→同報送信グループのメールボックス(メールボックス番号99)に所属
  • 内線22のメールボックス(メールボックス番号22)→同報送信グループのメールボックス(メールボックス番号99)に所属
  • 同報送信用メールボックス(メールボックス番号99)

2.ボイスメールアクセス特番をダイヤル

ボイスメールアクセス特番をダイヤルします。

多機能電話機(内線10)からボイスメールアクセス特番(たとえば#)をダイヤルしてボイスメールにアクセスします。

3.ボイスメールの音声ガイダンスに従って操作を行う

ボイスメールのガイダンスに従って操作を行います。

ボイスメールにアクセスすると操作を促す音声ガイダンスが送出されます。

音声ガイダンスに従って内線電話機(内線10)のダイヤルボタンを押して操作を行うかたちになります。

4.メッセージを録音したら同報送信用のメールボックスに送信

メッセージを録音したら、同報送信用のメールボックスにメッセージを送ります。

音声ガイダンスに従ってメッセージを録音したら同報送信用のメールボックス(メールボックス番号99)に送信します。

5.同報送信グループに所属するすべてのメールボックスにメッセージが一斉に送信される

同報送信用のメールボックスから、同報送信グループに所属する全てのメールボックスにメッセージが一斉送信されます。

同報送信用のメールボックス(メールボックス番号99)から、同報送信グループに所属する全てのメールボックスにメッセージが一斉送信されます。

同報送信用メールボックス(メールボックス番号99)に所属するメールボックス

  • 多機能電話機(内線20)のメールボックス(メールボックス番号20)
  • 多機能電話機(内線21)のメールボックス(メールボックス番号21)
  • 多機能電話機(内線22)のメールボックス(メールボックス番号22)

最後に

  • 内線ごとのメールボックス
  • 外線留守番代行用のメールボックス
  • 通話録音用のメールボックス
  • 同報送信用のメールボックス

このようにボイスメールはメールボックスを基準に録音したメッセージをやりとりします。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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