モード切替(昼夜切替)~業務の運用状況に応じてビジネスフォン・PBXのモードを切り替える~

営業中、営業時間外や土日祝日、年末年始などに応じて様々なモードを設定することができます。

目次

スポンサーリンク

運用状況に合わせてビジネスフォン・PBXのモードを切替

基本はモード切替

業務の運用状況に合わせてビジネスフォン・PBXのモードを切り替えて運用を行います。

モード切替(昼夜切替)を行うとそれぞれのモードに応じた外線着信の動作に切り替わります。

モード切替の外線着信動作例

モード1(営業時間中に使用するモード)

  • 通常通り電話機に外線着信する

モード2(平日の営業時間外に使用するモード)

  • 外線着信すると留守番が代わりに応答する

モード3(昼休憩中に使用するモード)

  • 特定の内線に着信する(守衛室、総務など)

モード4(外線着信が多くなる繁忙時に使用するモード)

  • 一定時間外線着信するとお待たせメッセージを自動送出する

モード5(休日に使用するモード)

  • 外線着信すると携帯電話に転送する

モード6(年末年始に使用するモード)

  • 年末年始用の留守番応答メッセージで応答する

モード切替を行う内線/外線の範囲を取り決めておく

内線や外線ごとにモード切替を行う範囲をとりきめておくことでそれぞれの部署、グループごとに独自にモードを切り替えて運用することができます。

モード切替は手動と自動の2種類がある

モード切替は手動で行うことがほとんどですが、年間スケジュールを設定しておくことで、日時に応じて、自動で切り替えるようにすることもできます。

モード切替の動作概要1(基本的なモード切替)

1.通常運用時はモード1、営業時間外はモード2、休日はモード3として設定

通常運用時はモード1、営業時間外はモード2、休日はモード3に設定します。

多機能電話機のファンクションキーにモード1~モード3のモード切替ボタンを割りつけて次のように運用します。

モード1(通常運用時)

  • 外線着信すると内線電話機に着信し着信ベルが鳴動する

モード2(営業時間外)

  • 外線着信すると留守番が代わりに応答する

モード3(休日)

  • 外線着信すると携帯電話に転送される

2.モード1のボタンを押すとモード1ボタンが点灯しモード1に切り替わる(通常運用のモードに切り替わる)

モード1のボタンが点灯している時は、通常通り外線が着信します。

多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたモード1ボタンを押すとモード1ボタンが点灯状態に変わります。(モード2ボタンとモード3ボタンは消灯状態)

モード1ボタンのランプ点灯中はモード1での運用状態になります。

モード1は通常運用時として設定しているので外線着信すると内線電話機に着信しベルが鳴動します。

3.モード2のボタンを押すとモード2ボタンが点灯しモード2に切り替わる(営業時間外のモードに切り替わる)

モード2のボタンが点灯している時は、留守番が応答します。

モード2ボタンを押すとモード2ボタンが点灯状態に変わります。(モード1ボタンとモード3ボタンは消灯状態)

モード2ボタンのランプ点灯中はモード2での運用状態になります。

モード2は営業時間外として設定しているので外線着信すると内線電話機には着信せずにビジネスフォン・PBX内蔵のボイスメールが代わりに留守番応答します。

4.モード3のボタンを押すとモード3ボタンが点灯しモード3に切り替わる(携帯電話に転送するモードに切り替わる)

モード3のボタンが点灯している時は、携帯電話に外線着信が転送されます。

モード3ボタンを押すとモード3ボタンが点灯状態に変わります。(モード1ボタンとモード2ボタンは消灯状態)

モード3ボタンのランプ点灯中はモード3での運用状態になります。

モード3運用中に外線着信すると内線電話機には着信せずに携帯電話に自動的に転送されます。

モード切替の動作概要2(切替グループごとのモード切替)

1.モード切替のグループを部署ごとに分ける

部署A、部署B、部署Cでモード切替のグループを分けます。

モード切替を部署ごとにグループ分けして運用することができます。

モード切替グループ1

  • 部署A

モード切替グループ2

  • 部署B

モード切替グループ3

  • 部署C

2.部署Aはモード1(通常運用)、モード2(営業時間外)、モード3(休日)で運用する

部署Aはモード1(通常運用)、モード2(営業時間外)、モード3(休日)で運用します。

部署Aは次の3つのモードで運用します。

部署Aのモード1(通常運用)

  • 外線着信すると部署Aの内線電話機に着信しベルが鳴動する

部署Aのモード2(営業時間外)

  • 外線着信すると留守番が代わりに応答する

部署Aのモード3(休日)

  • 外線着信すると携帯電話へ自動的に転送される

3.部署Bはモード1(通常運用)、モード2(別の事業所へ転送)、モード3(休日)で運用する

部署Bはモード1(通常運用)、モード2(別の事業所へ転送)、モード3(休日)で運用します。

部署Bは次の3つのモードで運用します。

部署Bのモード1(通常運用)

  • 外線着信すると部署Bの内線電話機に着信しベルが鳴動する

部署Bのモード2(別の事業所へ転送)

  • 外線着信すると別の事業所の電話に自動的に転送される

部署Bのモード3(休日)

  • 外線着信すると留守番が代わりに応答する

4.部署Cはモード1(通常運用)、モード2(携帯1へ転送)、モード3(携帯2へ転送)、モード4(携帯3へ転送)で運用する

部署Cはモード1(通常運用)、モード2(携帯1へ転送)、モード3(携帯2へ転送)、モード4(携帯3へ転送)で運用します。

部署Cは次の3つのモードで運用します。

部署Cのモード1(通常運用)

  • 外線着信すると部署Cの内線電話機に着信しベルが鳴動する

部署Cのモード2(携帯1へ転送)

  • 外線着信すると携帯1へ自動的に転送される

部署Cのモード3(携帯2へ転送)

  • 外線着信すると携帯2へ自動的に転送される

部署Cのモード4(携帯3へ転送)

  • 外線着信すると携帯3へ自動的に転送される

モード切替の動作概要3(自動モード切替)

1.年間スケジュールに従って自動でモードが切り替わる

土日祝日等の年間スケジュールに従って、モード切替の設定を行います。

  • 平日
  • 営業時間外
  • 土日祝
  • 年末年始
  • 夏季休暇など

年間スケジュールに従って自動でモードが切り替わるようにモード切替の設定を行います。

切替日時になると自動的に設定したモードに切り替わります。

2.平日の営業時間中はモード1(通常運用)を適用

平日(月~金)の営業日の営業時間帯(9:00~18:00)はモード1(通常運用)を適用します。

平日(月~金)の営業日の営業時間帯(9:00~18:00)はモード1(通常運用)を適用します。

モード1(通常運用)のときの動作例

  • 外線着信すると内線電話機に着信、ベルが鳴動します。

3.平日の営業時間外はモード2(営業時間外)を適用

平日(月~金)の営業日の営業時間外(0:00~9:00、18:00~24:00)はモード2(営業時間外)を適用します。

平日(月~金)の営業日の営業時間外(0:00~9:00、18:00~24:00)はモード2(営業時間外)を適用します。

モード2(営業時間外)のときの動作例

  • 外線着信すると内線電話機には着信せずに留守番が代わりに応答します。

4.土日祝日はモード3(休日)を適用

土日祝日(年末年始、長期休暇を除く、0:00~24:00)はモード3(休日)を適用します。

土日祝日(年末年始、長期休暇を除く、0:00~24:00)はモード3(休日)を適用します。

モード3(休日)のときの動作例

  • 外線着信すると別事業所のコールセンターに着信が自動転送されます。

5.長期休暇はモード4(長期休暇用)を適用

年末年始など長期休暇(0:00~24:00)はモード4(長期休暇用)を適用します。

年末年始など長期休暇(0:00~24:00)はモード4(長期休暇用)を適用します。

モード4(長期休暇用)のときの動作例

  • 外線着信すると長期休暇専用の留守番が代わりに応答します。

最後に

モード切替は会社の運用状況に応じて外線着信にフレキシブルに対応するためにとても役に立つ機能のひとつです。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

スポンサーリンク
336×280