内線留守番(内線着信代行)~内線着信したときにボイスメールの留守番が代わりに応答~

内線留守番(内線着信代行)はボイスメール機能のひとつで、内線着信したときに代わりに留守番が応答します。

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内線毎のメールボックスで留守番対応

内線毎に個別にメールボックスを設定することで、内線留守番として留守番応答(内線着信代行)することができます。

離席時や外出時などに内線留守番の設定をしておくことで、内線呼び出しをしてきた相手に対して、内線留守番の応答メッセージを送出し、相手の伝言をメールボックスに録音してもらうことも可能です。

内線留守番の動作概要

1.内線ごとにメールボックスを設定、多機能電話機のファンクションキーにメールボックスボタンを割付

内線毎に個別にメールボックスを設定し、多機能電話機のファンクションキーにメールボックスボタンを割り付けておきます。

あらかじめ内線ごとに個別にメールボックスを設定しておきます。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

メールボックス作成例

  • 多機能電話機(内線10)のメールボックス(メールボックス番号10)を作成

さらに多機能電話機(内線10)のファンクションキーにメールボックスボタン(メールボックス番号10)を割り付けます。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

2.メールボックスボタンを押してメールボックスにアクセス

メールボックスボタンを押して、自分のメールボックスにアクセスします。

多機能電話機(内線10)のファンクションキーに割り付けられたメールボックスボタン(メールボックス番号10)を押すとメールボックス番号10のメールボックスに直接アクセスします。

3.ボイスメールのガイダンスに従って操作を行い内線留守番(内線着信代行)を開始

ボイスメールのガイダンスに従って操作を行い、内線留守番(留守番代行)を開始します。

ボイスメールのメールボックスにアクセスすると操作を説明する音声ガイダンスが送出されます。

音声ガイダンスに従って操作を行って内線留守番(内線着信代行)を開始します。

4.内線留守番(内線着信代行)中に内線着信すると留守番応答メッセージを相手に送出

離席中に内線着信すると、内線留守番の留守番応答メッセージを相手に送出します。

内線留守番(内線着信代行)開始中に内線着信すると内線留守番用の留守番応答メッセージを相手に送出します。

留守番応答メッセージは最初からあらかじめメッセージが入っていますが、自分でメッセージを録音することも可能です。

5.留守番応答メッセージ送出後に相手が録音したメッセージがメールボックスに保存される

留守番応答メッセージ送出後に相手が録音したメッセージがメールボックスに保存されます。

内線留守番の留守番応答メッセージが送出されたあと、かけてきた相手のメッセージを録音することができます。

録音されたメッセージはメールボックス(メールボックス番号10)に保存されます。

6.メールボックスにメッセージが保存されるとメールボックスボタンのランプが点滅状態になる

メールボックスにメッセージが保存されると、メールボックスボタンのランプが点滅状態に変わります。

かけてきた相手のメッセージがメールボックスに保存されると、メールボックスボタン(メールボックス番号10)のランプが点滅状態に変わります。

メールボックスボタンのランプ状態は次のとおりです。(ビジネスフォン・PBXの機種によって異なります)

メールボックスボタンのランプが点滅

  • 新しいメッセージが録音されている状態

メールボックスボタンのランプが点灯

  • 聞き取り済みのメッセージが保存されている状態(新しいメッセージは無い)

メールボックスボタンのランプが消灯

  • メッセージが保存されていない状態

7.メールボックスボタンを押すと録音されたメッセージが再生される

席に戻った人がメールボックスボタンを押すと、録音されたメッセージが再生されます。

ランプ点滅中のメールボックスボタン(メールボックス番号10)を押すと録音されたメッセージが再生されます。

再生が終わると保存、消去などの操作を行います。

最後に

内線留守番(内線着信代行)機能はボイスメール機能のひとつです。

内線ごとにダイヤルイン番号を持たせて運用しているような場合に利用されることが多く見受けられます。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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