受付専用端末~ビジネスフォン・PBX配下に内線電話機の代わりに受付専用端末で訪問者をお出迎え~

受付を無人化あるいは会社イメージアップに有効な受付専用端末をビジネスフォン・PBXに接続して使用することができます。

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受付専用端末の特徴

受付専用端末はわかりやすく、使いやすい

受付専用端末には次のような特徴があります。

液晶ディスプレイのタッチパネルで簡単に操作ができる

受付専用端末はデスクトップパソコンを受付案内システムとしてカスタマイズされたものです。

液晶ディスプレイはタッチパネルとなっており、画面上に表示されたボタンを押して操作します。

訪問先の相手の氏名の頭文字を入力して検索

タッチパネルで訪問先の相手の氏名の頭から何文字かを入力して相手を検索できる機能です。

氏名検索の操作例

  1. タッチパネルの氏名検索ボタンをタッチする
  2. 画面上のキーボードにしたがって相手氏名の頭文字をひらがなもしくはカタカナで入力
  3. 検索ボタンを押して氏名の候補を表示する
  4. 目的の相手の氏名を押すと相手の内線番号を呼び出す

訪問先の部署名を検索

タッチパネルで訪問先の部署名を検索できる機能です。

部署検索の操作例

  1. タッチパネルの部署検索ボタンをタッチする
  2. 画面上に表示された部署の中から目的の部署をタッチする
  3. 部署内の内線電話機を呼び出す(1台もしくは複数台同時に呼び出す)

訪問先の内線番号を直接ダイヤルする

訪問先の相手の内線番号をすでに知っている場合はタッチパネルで直接内線番号をダイヤルします。

直接ダイヤルの操作例

  1. タッチパネルの直接ダイヤルボタンをタッチする
  2. 画面上に表示されたダイヤルボタンで相手の内線番号をダイヤルする
  3. ダイヤル後相手の内線を呼び出す

無操作時は自動的にスクリーンセーバーに切り替わる

一定時間、無操作状態が続くと自動的にスクリーンセーバーに切り替わります。

スクリーンセーバーの画面も次のようなものが用意されている場合があります。

  • 専用の会社案内や製品案内を流すスクリーンセーバー
  • 熱帯魚が水槽の中を泳いでいる様子のスクリーンセーバー
  • 幻想的な模様を映し出すスクリーンセーバー

人感センサーで音声ガイダンスや画面を自動に切り替える

人感センサーを搭載した受付専用端末だったら次のような動作をします。

  • 人が近づくと自動的に受付画面に切り替わる
  • 人が近づくと自動的に音声ガイダンスが流れる(例「いらっしゃいませ」)

受付専用端末の表示内容は自由にカスタマイズできる

受付専用端末の画面の表示内容は機種によっては自由にカスタマイズすることができます。

  • 表示ボタンの文字や色を変える
  • ボタンの数を増やす
  • ボタンの配置や大きさを変える
  • 画面上の背景を変える

訪問者の呼出履歴を残せる

訪問者が受付専用端末を使って内線呼出した履歴を残す機能があります。

履歴はCSVやテキストベースで残せるので表計算ソフトで統計を簡単にとることができます。

ビジネスフォン・PBXの一般内線用の基板(パッケージ)に接続して一般内線として受付専用端末を接続する

受付専用端末は一般内線のひとつとしてビジネスフォン・PBXに接続する形になります。

液晶ディスプレイのタッチパネル上で操作されたダイヤル内容は一般内線として他の内線を呼び出す、という動きになります。

受付専用端末をLAN接続して同じネットワーク上の他のパソコンからメンテナンスできる

受付専用端末にLAN接続して、他のパソコンからメンテナンスすることができます。

同一ネットワーク上の他のパソコンをメンテナンス用として設定しておけば、メンテナンスの度に受付専用端末まで足を運ぶ必要がありません。

最後に

受付はある意味会社の顔ともいえる部分のひとつです。

このような受付専用端末を設置しておけば、訪問者に親切ですし、会社のイメージ向上につながるかもしれません。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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