受付電話を付けたい!ビジネスフォンの受付電話に関するまとめ

会社の入り口に受付電話を置きたいけど、どんなのがいいのだろう?

ビジネスフォンの受付電話についてまとめてみました。

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受付電話から内線をダイヤルしてもらう

来社された方は受付電話の受話器を上げて、内線番号をダイヤルします。

内線番号表はあらかじめ受付電話のそばに用意しておきます。

一番多い受付電話の運用方法ですね。

受付電話の運用例
  1. 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
  2. 内線100 をダイヤルする

受付電話の受話器を上げただけで内線を呼び出す

受付電話の受話器を上げただけで特定の内線を呼び出す運用にします。

来社された方は受付電話の受話器を上げるだけでいいので、何も考える必要がなくとても楽です。

これもよくある受付電話の運用方法です。

受付電話の運用例
  1. 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
  2. 自動的に 内線100 を呼び出す

受付電話のワンタッチボタンを押して呼び出す

ワンタッチボタン付きの受付電話であれば、そのワンタッチボタンを押すことで特定の内線を呼び出すような運用ができます。

ワンタッチボタンごとに各部署の内線番号をわりつけておけば、来社された方の呼び出し操作が簡単になります。

受付電話の運用例
  1. 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
  2. ワンタッチボタン1【営業部】を押す
  3. 営業部の 内線123 を呼び出す

受付電話機の種類

受付電話に使う電話機はビジネスフォンの内線として動けばいいだけなので、特に決まっているわけではありません。

よく使われるのは次のような電話機です。

  • 多機能電話機
  • 一般電話機
  • デザイン性の高い一般電話機
  • IP多機能電話機
  • 大画面IP多機能電話機

受付電話の代わりにドアホンをつける

電話機の代わりにドアホンをつけるという選択肢もあります。

ビジネスフォンの配下にドアホンをつければ、ドアホンの呼び出しボタンを押すことで内線電話機を呼び出すことができます。

受付用ドアホンの運用例
  1. ドアホンの呼び出しボタンを押す
  2. 内線100~110の電話機が一斉に「ピンポーン」と鳴動する

専用の受付システムを設置する

電話機やドアホンではなく、専用の受付システムを設置することもできます。

受付システムは次のような特徴があります。

  • 液晶ディスプレイ上に呼び出したい相手の名称や番号が表示される
  • タッチパネル になっているので指先でタッチして操作する
  • 待機時には美しい風景などの画面を表示する
  • パソコンタイプ や タブレットタイプ がある
  • 有線/無線LAN、一般内線 として ビジネスフォン と接続
  • 電話機やドアホンに比べて高価
受付システムの運用例
  1. 受付システムのタッチパネルの画面上で訪問先の相手の名前を検索する
  2. 該当する名前を見つけたらタッチする
  3. 自動的に相手の内線番号を呼び出す

受付から複数の内線を同時に呼び出したい場合

受付から1台だけ内線を呼び出すのではなく、複数の内線を同時に呼び出したい。

もちろんそのような運用方法も可能です。

同じグループに所属する内線を全て呼び出す

受付電話から呼び出されたときに、同じグループに所属する全ての内線を同時に呼び出すこともできます。

  1. 受付電話の受話器を上げると自動的に 内線グループ呼び出し特番(8) + グループ番号 (01) がダイヤルされる
  2. グループ番号 (01) に所属する 内線100~110 すべてが呼び出される

多機能電話機のファンクションキーに受付からの着信を受けるボタンを割り付ける

多機能電話機のファンクションキーに受付からの着信を受けるためのボタン(例えば仮想内線ボタン)を割り付けて、着信時にボタンが点滅・鳴動するように設定します。

  1. 受付電話 の 受話器を上げると 自動的に 仮想内線300 をダイヤルする
  2. すべての 多機能電話機 の 受付ボタン (仮想内線300) が 着信鳴動する

受付電話から呼び出されたときの着信音だけ変えたい

ビジネスフォンの機種によっては特定の内線からの呼び出しのときだけ着信音を変えることができます。

  1. 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
  2. 内線100 を ダイヤルする
  3. 内線100 には通常とは異なる着信音で鳴動する

受付電話から呼び出されたときに「受付」と表示させたい

受付電話から呼び出されたときに、液晶画面に「受付」の表示を行い、識別しやすくすることもできます。

  1. 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
  2. 内線100 をダイヤルする
  3. 内線100 の液晶画面には「受付」と表示される

いろいろ組み合わせてベストな受付電話の運用を

このように受付電話の呼び出しの仕方、着信の仕方、電話機の種類などを組み合わせて会社に合ったベストな運用を考えてみてはいかがでしょうか。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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