各種メッセージ録音~ビジネスフォン・PBXのボイスメール機能で録音した内容を各種応答メッセージとして活用~

ビジネスフォン・PBXのボイスメールの機能を使って録音した内容を各種応答メッセージとして活用することができます。

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各種応答メッセージの内容を録音して自由に変更できる

  • 留守番応答メッセージ
  • お待たせメッセージ
  • 追加ダイヤルイン用の一次応答メッセージ

別途録音しなくても、ほとんどのビジネスフォン・PBXでは最初から定型メッセージとして用意されています。

定型メッセージをそのまま使っても問題ないのであればいいのですが、

  • 定型メッセージの内容が気に入らない
  • 独自にメッセージを録音したい

このようなときには独自のメッセージをボイスメールに新たに録音することで、より業務内容に適した応答メッセージを送出することができます。

独自のメッセージを録音しても定型メッセージは消去されない

独自のメッセージを録音したからといって、最初から入っている定型メッセージが消去されることはありません。

  • 独自のメッセージが録音されていれば、その録音内容を優先して使用
  • メッセージが録音されていなければ、定型メッセージを使用

各種メッセージ録音の動作概要

1.メッセージの保存領域にメッセージの使用用途をあらかじめ設定しておく

メッセージの保存領域のメッセージ番号(1~50とします)ごとに、メッセージの使用用途を設定しておきます。

ビジネスフォン・PBXのボイスメール内には各種メッセージの保存領域があります。

メッセージ番号(1~50とします)ごとに、メッセージに使用用途をあらかじめ設定しておきます。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

設定例

  • メッセージ番号1:外線留守番の応答メッセージ用
  • メッセージ番号2:お待たせメッセージ用
  • メッセージ番号3:追加ダイヤルインの一次応答メッセージ用

2. 多機能電話機からメッセージ登録操作を行い、受話器からメッセージを録音する

多機能電話機から各種メッセージ登録用の特番+登録するメッセージ番号(1:外線留守番応答用、2:お待たせメッセージ用、3:追加ダイヤルイン応答メッセージ)をダイヤルして、受話器からメッセージを吹き込みます。

ボイスメールの各種メッセージの録音は基本的には多機能電話機から行います。

外線留守番応答用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号01)

  1. 多機能電話機の受話器を上げる
  2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば#)をダイヤルする
  3. メッセージ番号「01」をダイヤルする
  4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
  5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
  6. 録音終了の操作(たとえば#など)をダイヤルする
  7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

お待たせメッセージ用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号02)

  1. 多機能電話機の受話器を上げる
  2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば#)をダイヤルする
  3. メッセージ番号「02」をダイヤルする
  4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
  5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
  6. 録音終了の操作(たとえば#など)をダイヤルする
  7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

追加ダイヤルインの一次応答用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号03)

  1. 多機能電話機の受話器を上げる
  2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば#)をダイヤルする
  3. メッセージ番号「03」をダイヤルする
  4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
  5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
  6. 録音終了の操作(たとえば#など)をダイヤルする
  7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

3.録音したメッセージで運用を開始する

新たに吹き込まれたメッセージで運用が開始します。

新たに録音した各種メッセージで運用が開始されます。

外線留守番応答メッセージ

  • 営業時間外の外線着信時に録音した応答メッセージで留守番応答します。

お待たせメッセージ

  • 着信お待たせ時に録音したお待たせメッセージが応答します。

追加ダイヤルイン一次応答メッセージ

  • 追加ダイヤルインの電話にかけた時に録音したメッセージが一次応答します。

最後に

ボイスメールの各種メッセージ送出機能を使えば、独自に録音したメッセージを様々な状況に応じて送出することができます。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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