外線留守番(外線着信代行)~ビジネスフォン・PBXのボイスメール機能を使って外線着信を留守番応答させる~

外線留守番(外線着信代行)は外線着信するとビジネスフォン・PBXのボイスメールが留守番応答します。

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外線留守番(外線着信代行)専用のメールボックス

ビジネスフォン・PBXのボイスメールシステム上で内線毎に個別に設定するメールボックスとは別に、外線留守番(外線着信代行)専用のメールボックスを設定します。

外線着信したときに外線留守番(外線着信代行)用のメールボックスに留守番応答させることが可能です。

個別に外線留守番専用のメールボックスを設定して、応答メッセージや保存先を独立させて運用することもできます。

  • 一般着信であれば電話回線(物理的な回線)ごと
  • ダイヤルインであれば電話番号(論理的な回線)ごと
  • iナンバーであればiナンバー1~3ごと

外線留守番(外線着信代行)の開始・停止はモード切替機能を利用

外線留守番(外線着信代行)の開始・停止はモード切替機能を使って行います。

  • モード1→通常運用なので外線留守番は停止
  • モード2→営業時間外用なの外線留守番開始

外線留守番(外線着信代行)の動作概要

1.外線留守番(外線着信代行)用のメールボックスを設定、ファンクションキーに外線留守番操作用のボタンを割付

外線留守番専用のメールボックスを設定、多機能電話機のファンクションキーにモード切替ボタンと外線留守番用のメールボックスボタン(留守番ボタン)を割り付けます。

外線留守番(外線着信代行)を利用するためにあらかじめ次のように設定を行います。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

  • 外線留守番(外線着信代行)用のメールボックス(メールボックス番号99)を作成
  • 多機能電話機のファンクションキーにメールボックスボタン(メールボックス番号99)を割付
  • 同じくモード切替1ボタン(モード1:留守番OFF)を割付
  • 同じくモード切替2ボタン(モード2:留守番ON)を割付

2.モード切替2ボタンを押すと外線留守番(外線着信代行)が開始される

モード切替ボタンを押して外線留守番を開始します。

多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたモード切替ボタン2を押すとランプが点灯し、外線留守番(外線着信代行)が開始状態に変わります。

3.外線留守番(外線着信代行)中に外線着信すると外線留守番用のメールボックスに着信する

外線着信すると、電話機には着信せずに、外線留守番用のメールボックスに着信します。

  1. 外線留守番(外線着信代行)を開始中
  2. 外線着信する
  3. 電話機には着信せずに、外線留守番用のメールボックスに着信

4.留守番応答メッセージを送出したあと、相手のメッセージを録音

相手に留守番応答メッセージを送出した後、相手の伝言メッセージを録音します。

  1. 外線留守番(外線着信代行)が留守番応答
  2. 相手に留守番応答メッセージを送出
  3. 応答メッセージ送出後、相手のメッセージを録音

5.相手のメッセージがメールボックスに保存されるとメールボックスボタン(留守番ボタン)のランプが点滅する

相手の伝言メッセージが録音されると、外線留守番用のメールボックスに保存され、メールボックスボタン(留守番ボタン)のランプが点滅状態に変わります。

  1. 相手からのメッセージがメールボックス(メールボックス番号99)に保存される
  2. メールボックスボタン(留守番ボタン)のランプが点滅状態に変わる

6.点滅中のメールボックスボタンを押すと録音されたメッセージが再生される

点滅しているメールボックスボタン(留守番ボタン)を押すと、録音されたメッセージが再生されます。

  1. 点滅中のメールボックスボタン(留守番ボタン)を押す
  2. メールボックス(メールボックス番号99)に保存されたメッセージが再生される
  3. メッセージを聞き取ったあとは消去、保存、他のメールボックスへ転送などの操作を行う

最後に

外線留守番(外線着信代行)はボイスメールの数ある機能の中でも比較的よく使われる機能のひとつです。

  • 電話番号ごとに細かく外線留守番を設定できる
  • それぞれ別の留守番応答メッセージを送出できる
  • 留守番の開始/解除のタイミングを部署ごとに分割できる
  • 相手からのメッセージの保存先メールボックスを細かく分けることができる

このようにボイスメールの外線留守番(外線着信代行)はとても細やかな動作をさせることができるので外付けの留守番装置よりも使い勝手がいい部分がたくさんあります。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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