転送先への不在メール通知~外線転送先が応答しないときにビジネスフォン・PBXから着信履歴をメールで自動送信~

転送先への不在メール通知

別の外線から手動で通話を保留転送しても相手(携帯電話)が応答しなかったときに、ビジネスフォン・PBXから自動的にメールを送信して着信履歴を通知します。

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転送先の携帯電話に着信履歴をメールでお知らせ

得意先や取引先からの外線着信時に担当者が不在だったとします。

代わりの人が外線着信に応答し、出先の担当者の携帯電話に手動で外線転送した場合

  1. 担当者不在中に取引先から外線着信する
  2. 担当者不在のため代わりの人が外線着信に応答
  3. 通話を保留して手動で担当者の携帯電話へ外線転送する
  4. 転送先の携帯電話は着信に応答せず
  5. 転送先の携帯電話が応答しないため取引先と再度通話に戻りつながらない旨を伝える
  6. 応答しなかった携帯電話には取引先ではなく会社の電話番号が着信履歴として残る

外出中の担当者が携帯電話で応答すればそのまま通話を取り次ぐことができますが、応答しなかった場合は会社の電話番号の着信履歴が残るだけとなります。

外線転送に応答しなかった時にこの機能を利用すれば、ビジネスフォン・PBXから転送先の携帯電話のメールアドレスに、かけてきた相手の電話番号と着信した時間等の着信履歴を自動的にメール送信させることができます。

メールを見た担当者は直接かけてきた相手に電話をすることができますし、通話を取り次いだ人は再度連絡をする必要もありません。

転送先への不在メール通知の動作概要

1.取引先から担当者宛てに外線着信する

取引先から担当者宛に電話がかかってきます。

取引先から担当者(Aさん)宛に会社の代表電話番号に外線着信します。

2.外線着信に応答するが担当者が不在のため、担当者の携帯電話に手動で外線転送を行う

着信に応答しますが担当者が不在なので、担当者の携帯電話に手動で外線転送の操作をします。

外線着信に応答します。

担当者が不在なので外線着信に応答した人(Bさん)は担当者(Aさん)の携帯電話に向けて手動で外線転送の操作をおこないます。

3.外線転送で担当者の携帯電話を呼び出すが応答しない

外線転送で担当者の携帯電話を呼び出しますが、応答しないので、取引先に担当者と連絡がとれない旨を伝えて通話を終了します。

外線着信に応答したBさんが担当者(Aさん)の携帯電話を呼び出しても応答しないため取引先と再度通話に戻ります。

取引先に担当者に連絡がつかない旨を伝えて通話を終了します。

応答しなかった担当者(Aさん)の携帯電話には会社の電話番号(取引先ではない)が着信履歴として残ります。

4.インターネット接続されたビジネスフォン・PBXから担当者に自動的にメール送信

インターネット接続されたビジネスフォン主装置もしくはPBXから自動的に着信に応答しない担当者のメールアドレス宛に相手の電話番号と着信した時間を記述したメールを自動的に送信します。

インターネット接続されたビジネスフォン・PBXから担当者(Aさん)の携帯電話のメールアドレスに向けて自動的にメールを送信します。

メールには次のような着信履歴が記載されます。

  • かけてきた相手の電話番号
  • 着信時の時刻

5.担当者がメールを確認、取引先に直接電話をかける

携帯電話にメールを受信した担当者は、取引先に直接電話をかけることができます。

ビジネスフォン・PBXから自動送信されたメールが外出中の担当者(Aさん)の携帯電話に受信します。

メール内容を確認した担当者(Aさん)は取引先から電話があったことを知ることができるため折り返し電話をいれることができます。

最後に

「転送先への不在メール通知」機能を利用するためにはビジネスフォン・PBXをインターネットに接続する必要があります。

古い機種ではビジネスフォン・PBXをインターネットに接続することはできません。

「転送先への不在メール通知」機能を利用できるビジネスフォン・PBXも限られているためもし導入を検討されるのであれば他の機能との兼ね合いも考慮する必要があります。(ビジネスフォン・PBXによって得手不得手が異なるため)

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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