【保存版】会社で使う内線電話機の基本的な8つの使い方

会社で使われている電話機の多くは、ビジネスフォン、PBX(交換機)と呼ばれる装置につながっている内線電話機です。

内線電話機には、会社の業務を効率化するために、家庭用の一般電話機では無いような様々な機能やボタンがついています。

使い方も会社によって当然違ってくるので、会社の業務に応じて、ビジネスフォン、PBXの設定をカスタマイズしていくのですが、なんだかんだ言っても基本的な使い方については、どこの会社でも共通している部分はあるわけですね。

そういうわけで、どこの会社でも使う(であろう)基本的な使い方についてまとめてみました。

ただし、ビジネスフォン・PBXの機種や設定により操作方法は異なりますので「だいたいこんな感じなんだな」という前提で読んでいただけると幸いです。

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1. 外線の着信に応答する

内線電話機でもっともよく使われる操作のひとつです。

1-1. 着信点滅している外線ボタンを押して、着信に応答する
外線着信時に着信点滅している外線ボタンを押して外線着信に応答します。着信点滅している外線ボタンを押して応答外線着信で着信鳴動している外線ボタンを押して応答する方法は最もよく利用される応答方法の1つです。外線ボタンを押して応答する動作例 外

1-2. 外線着信中に受話器を上げるだけで、着信に応答する
オフフック自動応答は外線着信鳴動時に受話器をあげる(オフフック)だけで、外線着信に応答することができる機能です。ビジネスフォンで外線着信に応答する定番の方法ビジネスフォン・PBXの設定でオフフック自動応答を有効にすると外線着信時に内線電話機

1-3. 外線着信中に応答ボタンを押して、着信に応答する
外線着信時に多機能電話機に割りつけられている応答ボタンを押すことで外線着信に応答します。着信点滅している応答ボタンを押して応答外線着信時に多機能電話機についている応答ボタンを押すことで外線着信に応答することができます。外線着信に応答ボタンで

1-4. 外線着信中に応答特番をダイヤルして、着信に応答する
外線着信時に内線電話機から応答特番をダイヤルすることで外線着信に応答できます。特番をダイヤルして応答するのは外線ボタンや応答ボタンがついていない電話機ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線に電話がかかってきたら多機能電話機が着信鳴動す

ちなみに外線の着信のしかたには次のような種類があります。

ビジネスフォンに収容した外線は、発信専用出ない限りは何らかの形で着信することになります。ビジネスフォンでは、外線の契約やビジネスフォンの設定を組み合わせることで様々な形の着信をさせることが可能です。一般着信(放送着信)一般着信はよく利用され

電話に出るのが苦手な人はこちらをどうぞ。

2. 通話を保留する

保留操作にもいくつかの種類があります。

2-1. 共通保留
共通保留・転送はもっともよく利用される保留・転送機能です。保留操作をすると多機能電話機の外線ボタンに保留される共通保留・転送は、多機能電話機のファンクションキーに割りつけられた外線ボタンと併用して使用します。多機能電話機のファンクションキー

2-2. グループパーク保留
グループパーク保留ボタンを使って、通話の保留・転送を行います。通話をグループパーク保留ボタンに保留グループパーク保留・転送は多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたグループパーク保留ボタンを利用します。グループパーク保留ボタンとはグ

2-3. システムパーク保留
システムパーク保留ボタンを使って、保留・転送を行います。システムパーク保留ボタンに保留システムパーク保留・転送は多機能電話機のファンクションキーにシステムパーク保留ボタンを割りつけて使用します。通話中にシステムパーク保留ボタンを押すとボタン

2-4. 個別保留(自己保留)
個別保留(自己保留)は他の内線電話機に転送することのない通話を保留するときに利用します。他の電話機からは応答できない保留個別保留(自己保留)は保留した内線電話機からしか応答できない自分だけの保留です。他の内線電話機から保留応答されることはあ

3. 別の電話機に取り次ぐ

別の電話機に取り次ぐ操作こそ、ビジネスフォン・PBXを使うキモの部分といえるでしょう。

3-1. 別の電話機に取り次ぐ(取り次ぎがうまくいった場合)
相手との通話を、別の内線に取り次ぎたい でも電話の操作がよくわからない わからないので、結局取り次ぎできない 取り次ぎできないから、あんまり電話を使いたくないそんなことになってませんか?というわけで、ビジネスフォンでの電話の取り次

3-2. 別の電話機に取り次ぐ(取り次ぎ先が話中だった場合)
相手の通話を、別の内線に取り次ぎたい 取り次ぎ操作は知ってるよ さっそく取り次ぎ操作をしたよ 取り次ぎ先が話中でつながらん! この後の操作はよくわからん!というわけで、取り次ぎ先が話中だった場合の、電話の取り次ぎ操作をまとめてみ

3-3. 別の電話機に取り次ぐ(取り次ぎ先が出なかった場合)
相手の通話を、別の内線に取り次ぎたい 取り次ぎ先の内線を呼び出したけど、内線が電話に出ない! 元の通話にどうやって戻るのかよくわからない!というわけで、取り次ぎ先の内線が電話に出ない場合の、電話の取り次ぎ操作をまとめてみました。【1

3-4. 別の電話機に取り次ぐ(一般電話機の場合)
会社では家で使うような一般電話機を使ってるよ ボタンが少ないから操作は簡単だと思うよ と思っていたら、取り次ぎ方がよくわからん!というわけで、一般電話機(アナログ内線)での通話の取り次ぎ方についてまとめてみました。【1】フッキングで

4. 外線に電話をかける

会社の外に電話をかけるときには外線を使って電話をかけます。

4-1. 外線に電話をかける(かけ方まとめ)
ビジネスフォン・PBXから外線に電話したい。 ボタンがありすぎて、かけかたがよくわからない かけかたは知ってるけど、短縮とかは使ってない 今よりもっと楽に電話をかけたいというわけで、ビジネスフォンからの外線のかけかたをまとめてみました

5. 内線を呼び出す

社内の別の内線を呼び出すことができます。

5-1. 別の内線を呼び出す(かけ方まとめ)
いつも会社で使っている電話機。 外からの着信に応答することはできる 着信に応答後、保留することもできる 保留を近くの人に取り次ぐこともできるしかし、ほかの内線番号はどうやって呼び出すの?実は内線番号のかけ方がわからない。そ...

6. 別の電話機への着信に代わりに応答する

近くの内線電話機への着信に、自分の電話機から代わりに応答することができます。

6-1. 別の電話機への着信に代わりに応答(まとめ)
不在中の他の人の席の内線に着信している 自分以外は全員外出中 わざわざその席まで足を運ぶのはとても面倒そんなときに役に立つのが「代理応答」。「代理応答」を使えば、自分の席の内線から他の内線の着信に代わりに応答することができるのです。

7. 短縮ダイヤルを使う

携帯と同じように短縮ダイヤルを利用できます。

7-1. 短縮ダイヤル
ビジネスフォン・PBXの短縮ダイヤルに登録してある外線を選択して、外線発信を行います。短縮ダイヤルを上手に活用しましょうビジネスフォン・PBXには短縮ダイヤル機能が実装されています。短縮ダイヤルを活用することで、外線発信を効率良く行うことが

8. ワンタッチダイヤルを使う

内線電話機のワンタッチボタンによくかける電話番号を登録します。

8-1. ワンタッチダイヤル
よくかける相手の電話番号を多機能電話機のファンクションキーにワンタッチボタンとして登録し、ワンタッチボタンを押すだけで外線発信を行います。ワンタッチで外線発信できる名前の通り、ボタンを1度押すだけで相手に電話をかけられる機能です。多機能電話

最後に

ビジネスフォン・PBXでよく使われる内線電話機には、数多くの機能が実装されているわけですが、普段の業務でよく使う操作はだいたい限られています。

  1. 外線の着信に応答する
  2. 通話を保留する
  3. 別の電話機に取り次ぐ
  4. 外線に電話をかける
  5. 内線を呼び出す
  6. 別の電話機への着信に代わりに応答する
  7. 短縮ダイヤルを使う
  8. ワンタッチダイヤルを使う

なかでも 1~4 については、必ずといっていいほど使われる操作になります。

5~8 については、使ったり使われなかったり、といったところでしょうか。

とりあえず上記の操作を押さえておけば、間違いありません。

最後までご覧いただきまして、ありがとうございます。

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