グループパーク保留ボタンを使って、通話の保留・転送を行います。
通話をグループパーク保留ボタンに保留
グループパーク保留・転送は多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたグループパーク保留ボタンを利用します。
グループパーク保留ボタンとは
グループパーク保留ボタンとは通話を保留するためのボタンで、多機能電話機のファンクションキーに割り付けて使用します。
グループパーク保留ボタンは必要な個数を設定することで、その個数分だけグループパーク保留ボタンに保留することができます。
- ファンクションキー1 → グループパーク保留ボタン1
- ファンクションキー2 → グループパーク保留ボタン2
- ファンクションキー3 → グループパーク保留ボタン3
特番の操作でもグループパーク保留を利用できる
グループパーク保留は基本的には多機能電話機のファンクションキーに割り付けて使用しますが、特番の操作でもグループパーク保留を利用することが可能です。
- グループパーク保留ボタン1に保留する、あるいは保留応答する → 特番81をダイヤル
- グループパーク保留ボタン2に保留する、あるいは保留応答する → 特番82をダイヤル
- グループパーク保留ボタン3に保留する、あるいは保留応答する → 特番83をダイヤル
グループごとに設定するからグループパーク保留
グループパーク保留はある一定のグループ単位で設定します。
すべての内線をひとくくりに設定することもできますが、グループパーク保留ボタンが大量に必要となる場合はグループ単位で細かく分割して設定したほうが結果的に使い勝手がよくなることがあります。
- 部署ごとに設定
- 階ごとに設定
- 部屋ごとに設定
- 島ごとに設定
グループパーク保留の保留操作例
内線電話機と外線で通話をしています。
多機能電話機の保留ボタンを押すとファンクションキーに割り付けられた空き状態のグループパーク保留ボタンに保留されます。
保留ボタンではなく保留したいグループパーク保留ボタンを直接押しても保留可能です。
通話が保留されたグループパーク保留ボタンはランプが点滅状態に変わります。
グループパーク保留後に口頭で転送する
グループパーク保留後に近くの人に口頭で取り次ぎの旨を伝えます。
取り次ぎの旨を伝えられた近くの人がグループパーク保留中の遅い点滅状態のグループパーク保留ボタンを押すと保留していた相手との通話状態となります。
グループパーク保留後に内線番号をダイヤルして転送1(ダイヤル後の口頭転送)
グループパーク保留ボタンへグループパーク保留中に、転送先の内線番号をダイヤルします。
転送したい相手の内線電話機が内線呼出に応答すると、内線同士の内線通話状態になります。
保留の件を伝えられた相手がグループパーク保留中のグループパーク保留ボタンを押すと、保留していた相手との通話状態となります。
通話状態になるとグループパーク保留ボタンのランプ状態が点滅から消灯へと変わります。
グループパーク保留後に内線番号をダイヤルして転送2(転送先内線応答後のダイヤル転送)
グループパーク保留ボタンへグループパーク保留中に、転送先の内線番号をダイヤルします。
転送したい相手の内線電話機が内線呼出に応答すると、内線同士の内線通話状態になります。
保留の件を伝えてから転送ボタンを押すと、転送先の内線とグループパーク保留中の相手との通話状態になります。
通話状態になるとグループパーク保留ボタンのランプ状態が点滅から消灯状態へと変わります。
グループパーク保留後に内線をダイヤルして転送3(転送先内線応答なしでのダイヤル転送)
グループパーク保留ボタンへグループパーク保留中に、転送先の内線番号をダイヤルします。
内線番号をダイヤル後、転送先の内線の応答を待たずに転送ボタンを押して受話器を下ろします。
転送先の内線が受話器を上げて転送着信に応答すると、グループパーク保留中の相手との通話状態になります。
通話状態になるとグループパーク保留ボタンのランプ状態が点滅から消灯状態へと変わります。
最後に
グループパーク保留は外線ボタンに通話を保留しない運用などでよく利用されます。
外線着信専用のボタンでは着信に応答しても通話がボタン上に表示されないので、グループパーク保留ボタンがない状態で通話を保留すると他の内線電話機から応答できない自己保留になってしまいます。
こういった状況にならないように、他の内線電話機への取り次ぎ操作をスムーズにするためにグループパーク保留ボタンを別途設けるわけです。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。
