【秘書代理着信】幹部内線への着信は常に秘書内線が代わりに応答

幹部、役員等の内線電話機への着信を、秘書の多機能電話機へ自動的に転送します。

必ず秘書の電話を通してから取り次ぎするときに使う機能となっています。

それでは秘書代理着信機能について説明していきましょう。

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幹部、役員への着信は、すべて秘書の多機能電話機に代わりに着信

秘書代理着信では、幹部への着信がすべて秘書の電話機へと自動的に転送されます。

この秘書代理着信機能を利用するためには、秘書の多機能電話機のファンクションキーに秘書代理着信ボタンを割り付ける必要があるので、一般電話機では利用できません。

秘書代理着信ボタンをONにすると、幹部、役員等への着信がすべて秘書の多機能電話機に転送されます。

複数の幹部、役員等の内線電話機への着信を、秘書の方が使用する1台の多機能電話機ですべて代わりに受けることも可能です。

この場合、幹部、役員の内線電話機の台数分と同じ数の秘書代理着信ボタンを、秘書の多機能電話機に割り付けて使用する形になります。

それでは、秘書代理着信機能の具体的な動作について説明していきましょう。

秘書代理着信の動作概要

1. 秘書代理着信ボタンをファンクションキーに割り付ける

秘書の多機能電話機のファンクションキーに秘書代理着信ボタンを割り付けます。

秘書の多機能電話機(内線30)のファンクションキーに、秘書代理着信ボタンを割り付けます。

  • 秘書代理着信1ボタン(幹部内線10)
  • 秘書代理着信2ボタン(幹部内線20)

ファンクションキーへの割付は、ビジネスフォン工事会社によるデータ設定が必要となります。

2. 秘書代理着信1ボタン(幹部内線10)の秘書代理着信をONに設定

秘書代理着信ボタン1を押して秘書代理着信をONに設定します。

秘書内線(内線30)のファンクションキーに割り付けられた秘書代理着信ボタン1(幹部内線10)を押して、秘書代理着信をONに設定します。

秘書代理着信がONになると、該当するボタンが点灯状態に変わります。

3. 別の内線から秘書代理着信設定中の幹部内線10を呼び出す

別の内線電話機から幹部内線(内線10)を内線呼び出しします。

別の内線電話機から、秘書代理着信設定中の幹部内線(内線10)を内線呼び出しします。

4. 秘書代理着信1ボタンに着信が転送される

秘書代理着信設定中なので、秘書の多機能電話機の秘書代理着信1のボタンに着信が転送されます。

幹部内線(内線10)は秘書代理着信設定中なので、秘書の多機能電話機(内線30)の秘書代理着信1のボタンに着信が転送されます。

転送先の秘書代理着信1ボタンがパカパカと点滅し、着信ベルが鳴動します。

5. 着信鳴動中の秘書代理着信1ボタンを押して着信に応答

秘書代理着信1のボタンを押すと着信に応答し、通話状態になります。

着信鳴動中の秘書代理着信1ボタンを押すと、着信に応答し、呼び出し元内線と通話状態になります。

6. 今度はさらに別の内線電話機から、秘書代理着信OFFの幹部内線を呼び出す

別の内線電話機から幹部内線(内線20)を内線呼び出しします。

今度はさらに別の内線電話機から、秘書代理着信が設定されていない(OFF状態)幹部内線(内線20)を内線呼び出しします。

7. 通常通り幹部内線(内線20)に着信する

秘書代理着信は解除中なので、通常通り、内線20に内線着信します。

秘書代理着信はOFF状態なので、秘書内線(内線30)に着信は転送されず、通常通り幹部内線(内線20)に内線着信します。

最後に

  • 複数の幹部内線を1台の秘書内線で代わりに着信を受けたい、あるいは2~3台程度の秘書内線で代わりに着信を受けたい。
  • 幹部内線には必ず秘書から取り次ぐ形にしたい。

こんなときに便利なのが秘書代理着信機能です。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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