【ボイスメールパッケージ】ビジネスフォンに留守番・通話録音を実装

ボイスメールパッケージは、ビジネスフォン・PBXで、通話録音や留守番などのボイスメール機能を利用するときに必要となる基板です。

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【1】ボイスメールの様々な機能を使って、より業務を快適に

ビジネスフォン・PBXのボイスメールには次のような機能があります。

  • 通話録音
  • 留守番機能
  • 各種メッセージ送出
  • メールボックスを利用する

通話録音

内線電話機で通話している内容を、メールボックスに録音する機能です。

録音された内容は、ボタン操作で簡単に聞き取ることができます。

留守番機能

内線着信もしくは外線着信時に、ボイスメールが留守番応答する機能です。

留守番応答用のメッセージを、独自に吹き込むことができます。

留守番応答後の相手からの伝言を、メールボックスに録音することもできます。

各種メッセージ送出

様々な状況に応じたメッセージを、ボイスメールに録音することができます。

追加ダイヤルイン応答時のガイダンス「続けて内線番号をダイヤルしてください」

迷惑電話応答時のガイダンス「お客様の電話番号はお繋ぎできません」

PHS圏外時の圏外ガイダンス「電源が入っていないか、電波の届かないところにあるためにかかりません」

留守番応答時のガイダンス「本日の業務は終了いたしました」

メールボックスを利用する

内線ごとに設定したメールボックスを利用して、次のような使い方ができます。

通話録音時に、自分のメールボックスに、録音内容を保存する

内線留守番時に着信したときに、相手からの伝言をメールボックスに保存する

相手のメールボックスを指定して、メッセージを録音する

【2】最近のビジネスフォンには最初からボイスメール機能を実装していることが多い

新しい機種のビジネスフォンには、最初からボイスメール機能が実装されているケースが多くなっています。

初実装のボイスメールは、CPUパッケージに内蔵されていて、システム全体で1時間~4時間程度までの容量となっています。

【3】ボイスメールパッケージは、数十時間~数百時間までの録音に対応

初実装されているボイスメールは、システム全体の録音時間が1時間~4時間程度となっているので、多くの台数の内線で頻繁に使い続けると、あっという間に枯渇してしまいます。

それに比べてボイスメールパッケージは、数十時間~数百時間までの録音が可能となっています。

【4】ビジネスフォン・PBXの機種によってボイスメールの実装方法が若干異なることがある

ボイスメールパッケージは、ビジネスフォン・PBXの機種によって、実装の仕方が若干異なることがあります。

  • ビジネスフォン・PBXのスロットに、ボイスメールパッケージを差し込むことで実装する。
  • ビジネスフォン・PBXのスロットに、ボイスメールパッケージを差し込んだ後、ボイスメール専用の内線番号を設定。内線番号をダイヤルすることで、ボイスメールにアクセスする。
  • パッケージの形状ではなく、ボイスメール用のパソコンを別途用意。一般内線回路から一般内線をパソコンに複数本接続し、一般内線の内線番号をダイヤルすることでボイスメールにアクセスする。
  • ボイスメールパッケージが存在せず、CPUに内蔵されている。録音容量は別途外部メモリ (USB、SDカードなど) で必要に応じて拡張する。

【5】ボイスメールパッケージは、CPUとは別に独自に動作していることが多いので、停電時には注意が必要

ボイスメールパッケージは他のパッケージ (内線、外線、専用線など) とは違い、CPUの制御だけではなく、パッケージ独自に動作しているケースがあります。

運用中は特に気にすることもないのですが、問題となるのは停電時です。

ビルのメンテナンスなどで長時間の停電時には、ビジネスフォン・PBXも電源を手動でOFFにする必要があります。

ビジネスフォン・PBXの電源OFFの手順例 (ボイスメールパッケージ無しの場合)

  • 基本架の電源OFF
  • 増設架の電源OFF

ビジネスフォン・PBXの電源OFFの手順例 (ボイスメールパッケージありの場合)

  • ボイスメールパッケージの電源OFF (もしくはシャットダウン操作)
  • 基本架の電源OFF
  • 増設架の電源OFF

あくまでも例なのですが、基本的にはボイスメールパッケージを最初に電源OFF、もしくはシャットダウンすることになります。

ボイスメールパッケージにはハードディスク、もしくはフラッシュメモリが搭載されているので、ボイスメールパッケージが立ち上がったまま、ビジネスフォン・PBXの電源をOFFにすると、故障してしまうことがあるからです。

【6】ボイスメールパッケージ1枚あたりの回路数

  • 2回路
  • 4回路
  • 8回路
  • 16回路

【7】ボイスメールパッケージによく付けられる型番

  • VM
  • VML
  • VMU

最後に

ボイスメールパッケージは、比較的新しいビジネスフォンでは、CPUパッケージに内蔵されているケースが多くなっていきているので、単独のパッケージとしては見かけることはあまりないかもしれません。

長時間の通話録音で利用する、あるいは多数の内線で利用する場合には、CPU内蔵のボイスメールでは力不足なので、そのときはボイスメールパッケージの出番となることでしょう。

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最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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