- 不在中の他の人の席の内線に着信している
- 自分以外は全員外出中
- わざわざその席まで足を運ぶのはとても面倒
そんなときに役に立つのが「代理応答」。
「代理応答」を使えば、自分の席の内線から他の内線の着信に代わりに応答することができるのです。
ビジネスフォンの基本的な機能の一つの「代理応答」ですが、実はいろいろな種類の「代理応答」があります。
同じ代理応答グループ内の内線着信に代わりに応答できる「自グループ内線代理応答」
自グループ内線代理応答は「同じ代理応答グループに所属している内線の着信」に代わりに応答できる機能です。
自グループ内線代理応答の例
- 自グループ内線代理応答特番8
- 自席は内線109
- 代理応答グループ01 内線100～109
このように自グループ内への内線着信にのみ代わりに応答することができます。
最もよく使われる代理応答の種類がこの「自グループ内線代理応答」です。
代理応答グループを指定して代わりに応答する「グループ指定内線代理応答」
複数の代理応答グループが混在する事務所などで、グループを指定して代わりに応答したいときに利用する機能です。
グループ指定内線代理応答の例
- 代理応答グループ01 内線100～109
- 代理応答グループ02 内線200～209
- 自席は内線109
- グループ指定内線代理応答特番9
グループ指定内線代理応答を利用するためには、代理応答グループの範囲を事前に把握しておく必要があります。
自グループ以外の代理応答グループに代わりに応答する「他グループ内線代理応答」
複数の代理応答グループが混在しているが、自グループ以外のグループ範囲はよくわからない。そんなときに利用されるのが他グループ内線代理応答です。
他グループ指定内線代理応答の例
- 代理応答グループ01 内線100～109
- 代理応答グループ02 内線200～209
- 代理応答グループ03 内線300～309
- 自席は内線109
- 他グループ指定内線代理応答特番7
他グループの範囲はビジネスフォンの設定であらかじめ設定しておく必要があります。
- 代理応答グループ01からみた他グループは「02」と「03」
- 代理応答グループ02からみた他グループは「01」と「03」
- 代理応答グループ03からみた他グループは「01」と「02」
自グループ以外の他グループへの着信をざっくりと代理応答するのが他グループ内線代理応答です。
内線番号をピンポイントに指定して代わりに応答する「内線指定代理応答」
複数の内線が同時に着信しているが、そのうち特定の内線にだけ代わりに応答したいときなどに使用するのが内線指定代理応答です。
内線指定代理応答の例
- 自席の内線は109
- 他席の内線は100～108
- 内線指定代理応答特番6
代理応答したい内線番号を直接指定するので代理応答グループは関係ありません。
最後に
ビジネスフォンの代表的な基本機能のひとつである「代理応答」機能ですが、意外と知らないまま内線電話機を使っている方も多いと思われます。
代理応答の設定に関しては会社によって異なりますので、使い方がわからないようでしたら設置業者に問い合わせてみてはいかがでしょうか。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。