外線着信時に内線電話機から応答特番をダイヤルすることで外線着信に応答できます。
特番をダイヤルして応答するのは外線ボタンや応答ボタンがついていない電話機
ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線に電話がかかってきたら多機能電話機が着信鳴動することがほとんどだと思います。
多機能電話機の場合、外線着信したら外線ボタンや応答ボタンなど着信点滅しているボタンを押せば着信に応答できます。
では一般内線やデジタルコードレス子機(PHS)などの外線ボタンや応答ボタンがない電話機ではどうでしょうか？
着信鳴動するように設定されている一般内線やデジタルコードレス子機(PHS)であれば、外線着信すると着信ベルが鳴動するので受話器を上げるだけで応答できます。
しかし一般電話機やデジタルコードレス子機(PHS)に直接外線着信させるケースは実際のところあまり多くはありません。
外線着信に応答するための特番をダイヤル
一般電話機やデジタルコードレス子機(PHS)をメインに運用している場合、外線着信させる端末を別途専用に設けるケースが多く見受けられます。
外線着信させる端末の種類
- 多機能電話機
- 一般電話機
- リンガ
- 局線表示盤
これらの外線着信用の端末を部署ごとに1台～数台程度用意しておいて一般電話機やデジタルコードレス子機(PHS)から特番をダイヤルして着信に応答するわけです。
応答特番をダイヤルして外線着信に応答する動作例
- 外線着信する
- 着信鳴動用のリンガの着信ベルが鳴動する
- 一般電話機の受話器を上げる
- 外線着信の応答特番(たとえば8など)をダイヤルする
- 外線着信に応答、通話状態になる
ワンタッチボタンなどがあれば応答特番を登録しておく
ビジネスフォン・PBXの運用状況によっては応答特番の桁数が多くなってしまうことがあります。
一般電話機やデジタルコードレス子機(PHS)の中にはワンタッチボタンがついている機種があります。
ワンタッチボタンに応答特番を登録しておくと使い勝手がよくなります。
最後に
応答特番をダイヤルして外線着信に応答する機能は一昔前はよく利用されていましたが、現在では利用されるケースが少なくなっています。
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