外線着信の同時着信数を一時的に制限して、応答できずに呼びっぱなしになる状態を防ぎます。
外線着信数よりも在席者が少ない時に
- 外線着信の本数よりも在席者が少ない
- 1人しか在席していないので同時に複数本外線着信しても対応しきれない
- 一時的に特定の外線のみ着信を許可したい
このような時に外線の着信数制限を行います。
ビジネスフォン・PBXの機種や設定方法により操作方法も異なりますが、ここではモード切替機能を利用した方法を紹介します。
外線の着信数制限の動作概要
1. あらかじめ運用モードごとの外線着信に関する設定をしておく(設置業者による事前設定)
モード切替機能を使っての外線着信数の制限を行います。
そのためには運用モードごとの外線着信に関するデータ設定をあらかじめしておく必要があります。
ビジネスフォン・PBX本体へのシステムデータ設定が必要となるので設置業者による設定が必要となります。
各運用モードごとの外線着信制限の設定例
- 運用モード1は通常どおり外線着信する(最大4本まで同時着信)
- 運用モード2は外線着信数を制限(最大1本まで同時着信)
2. 社内の在席者が少ないときには外線の着信数を制限しているモードに切り替える
社内の在席している人数が少ないときには外線の着信数を制限して設定しているモード(モード2)に切替ます。
- 多機能電話機のファンクションキーに割り付けているモード切替ボタン2(ランプ消灯中)を押す
- モード切替ボタン2のランプが点灯状態にかわり運用モード2に切り替わる
- モード切替ボタン1のランプが点灯状態から消灯状態へと切り替わる
3. 外線着信数を1本に制限しているので2本目以上は外線着信しなくなる
運用モード2は外線の同時着信数が1本だけに制限されているので、2本目以上の外線は着信しません。
2本目以降にかけてきた相手には話中音(ビジートーン)を送出します。
4. 外線の着信数制限を解除するときは再度モードを切り替える
外線の着信数制限を解除して通常通りの着信に戻したいときは次の操作を行います。
- 多機能電話機のファンクションキーに割り付けているモード切替ボタン2(ランプ点灯中)を押す
- モード切替ボタン2のランプが消灯状態にかわり運用モード1に切り替わる
- モード切替ボタン1のランプが消灯状態から点灯状態へと切り替わる
最後に
外線の着信数を制限する方法はビジネスフォン・PBXの機種によって異なります。
外線の本数を多めに確保している状況では外線の同時着信数によっては応答しきれなくなる場合がでてきます。
呼びっぱなしの状態はかけてきた相手のみならず応答できない人にもストレスになります。
外線着信の本数と社内の在席者数の状況に応じて外線着信制限を行うようにできるのが本機能の特徴です。
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