共通保留・転送はもっともよく利用される保留・転送機能です。
保留操作をすると多機能電話機の外線ボタンに保留される
共通保留・転送は、多機能電話機のファンクションキーに割りつけられた外線ボタンと併用して使用します。
多機能電話機のファンクションキーに割り付けられた外線ボタンには電話回線が割りつけられています。
発信・着信・通話・保留を外線ボタン上で行うことができます。
この外線ボタン上で通話が保留される状態のことを共通保留と呼びます。
共通保留の操作概要
ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線に外線着信すると多機能電話機のファンクションキーに割り付けられた外線ボタンに外線着信します。
外線着信した外線ボタンのランプが点滅し着信ベルが鳴動します。
外線着信で着信点滅している外線ボタンを押すと外線着信に応答、通話状態になります。
通話状態になった外線ボタンのランプ状態が点滅から点灯状態へと変わります。
外線ボタンで通話中に保留ボタンを押すと通話が外線ボタンに保留されます。
保留状態になった外線ボタンは点灯状態から遅い点滅状態へと変わります。
※ランプ状態はビジネスフォン・PBXによって異なります。
共通保留後に口頭で転送する動作概要
外線ボタンに共通保留した状態で近くの人に口頭で保留している通話を取り次ぐ旨をつたえます。
口頭で伝えられた近くの人は共通保留中の遅い点滅状態の外線ボタンを押します。
共通保留されていた通話相手と取り次ぎ先の人との外線通話状態になります。
共通保留後に内線番号をダイヤルして転送する動作概要1(ダイヤル後の口頭転送)
外線ボタンへ通話を共通保留したあとで転送したい相手の内線番号をダイヤルします。
内線呼出された転送したい相手先の内線電話機が応答すると、内線同士での内線通話状態になります。
共通保留を取り次ぐ旨を伝えられた相手の内線電話機から共通保留中の外線ボタン(遅い点滅)を押します。
外線ボタンを押した時点で保留相手と転送先の内線電話機間での通話状態になります。
共通保留後に内線番号をダイヤルして転送する動作概要2(転送先内線応答後のダイヤル転送)
外線ボタンへ共通保留したあとで転送したい相手の内線番号をダイヤルします。
線呼出された転送したい相手先の内線電話機が応答すると、内線同士での内線通話状態になります。
共通保留を取り次ぐ旨を相手に伝えてから転送ボタンを押します。
転送ボタンを押した時点で転送先の内線と共通保留中の外線との外線通話状態になります。
共通保留後に内線番号をダイヤルして転送する動作概要3(転送先内線応答なしでのダイヤル転送)
外線ボタンへ共通保留したあとで転送したい相手の内線番号をダイヤルします。
転送したい相手の内線番号をダイヤルすると内線呼出を行います。
相手の内線の応答を待たずに転送ボタンを押して受話器を下ろします。
転送ボタンを押して受話器を下ろしても転送先の内線電話機は着信を続けます。
転送先の内線電話機が受話器を上げて応答すると共通保留中の外線との外線通話状態になります。
最後に
共通保留・転送は多機能電話機のファンクションキーに外線ボタンが割り付けられていることが前提となります。
外線ボタンに通話が保留されるので取り次ぎ操作も直感的にできるのでわかりやすいというメリットがあります。
もっとも多い保留転送操作ともいえるでしょう。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。
