部署ごとの代表の内線番号として仮想内線を使用します。
部署内の多機能電話機のファンクションキーに部署の代表番号として仮想内線を割付
台数が多くなると内線番号を探すだけでも一苦労
内線電話機の台数が数百台あるいは数千台規模にもなってくると呼び出したい内線番号を探すだけでも一苦労です。
- 部署Aの内線番号は1100～1110
- 部署Bの内線番号は1200～1210
- 部署Cの内線番号は1300～1310
- 部署Dの内線番号は1400～1410
- 部署Eの内線番号は1500～1510
- ・・・
探すのが面倒でついつい億劫になってしまうこともあることでしょう。
部署ごとの代表番号として仮想内線を設定、多機能電話機のファンクションキーに割り付ける
内線電話機1台1台をピンポイントで探すのは大変だけど、せめて部署単位で済むのであれば探す手間を大分省略できるはずです。
- 部署Aの内線代表番号として仮想内線201を設定
- 部署Bの内線代表番号として仮想内線202を設定
- 部署Cの内線代表番号として仮想内線203を設定
- 部署Dの内線代表番号として仮想内線204を設定
- 部署Eの内線代表番号として仮想内線205を設定
- ・・・
このように相手が所属している部署名さえ把握しておけば、あとは部署ごとの内線代表番号である仮想内線を呼び出すことで、部署内の電話機を全て呼び出すことができます。
あとは部署内の誰かが応答して取り次げば目的の相手と通話ができますね。
外線着信用の仮想内線を部署ごとの内線の代表番号として利用することも可能
部署ごとに外線着信用の仮想内線が設定されているのであれば、その仮想内線をそのまま内線の代表番号として利用することもできます。
- 部署Aの代表番号○○-○○○○-1111、外線着信用の仮想内線301
- 部署Bの代表番号○○-○○○○-2222、外線着信用の仮想内線302
- 部署Cの代表番号○○-○○○○-3333、外線着信用の仮想内線303
- 部署Dの代表番号○○-○○○○-4444、外線着信用の仮想内線304
- 部署Eの代表番号○○-○○○○-5555、外線着信用の仮想内線305
- ・・・
内線から仮想内線を呼び出した場合は多機能電話機の液晶画面にはかけてきた相手の内線番号が表示されるので外線着信との識別も可能です。
最後に
仮想内線の機能を実装しているビジネスフォン・PBXであれば、部署ごとに仮想内線番号を割り当てて部署全体の多機能電話機を呼び出せるという使い方が可能になります。
直接内線電話機を呼び出すのが一番いいのですが、普段かけない内線番号だと探すのにも一苦労すると思います。
今回のように部署ごとの内線代表番号を仮想内線で設定しておくと電話業務に不慣れな人でも安心して利用できるのではないでしょうか。
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