社外の携帯・スマホからビジネスフォンのボイスメールにアクセス!

ビジネスフォン・PBXの外線着信方式のひとつであるDISA機能を利用して、外出先からメールボックスにアクセスすることができます。

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外出先から社内のボイスメールにアクセス

外出先から、社内のビジネスフォンのボイスメールにアクセスして、次のような操作が可能です。

  • 自分のメールボックスに録音されたメッセージを再生する
  • 再生したメッセージを消去する
  • 他の人のメールボックスにメッセージを録音する

外出先から社内のビジネスフォンのボイスメールにアクセスするには、DISA機能が設定された外線に電話をかけて、そこからアクセスすることになります。

きの機能を使うためには、セキュリティ上の安全のため、DISA機能とメールボックスの双方にパスワードを設定しておく必要があります。

次は、社外からボイスメールにアクセスするときの動作について説明しましょう。

社外からのボイスメールアクセスの動作概要

1. DISA機能が設定された外線に外出先から電話をかける

DISA機能が設定された外線に電話をかけます。

外出先の携帯電話から、社内のビジネスフォン・PBXに収容しているDISA用の外線の電話番号03-xxxx-xxxxに電話をかけます。

外線 03-xxxx-xxxx はDISA機能専用の電話回線として、ビジネスフォンに収容

2. 音声ガイダンスに従ってDISA機能にアクセスするためのパスワードを入力する

ガイダンスが送出され、DISA機能アクセス用のパスワードを入力します。

DISA機能が設定されている外線に電話をかけると、次のような動作になります。

  1. ビジネスフォン・PBXが自動応答し、DISA機能用の音声ガイダンスが送出される
  2. 音声ガイダンスに従って、DISA機能アクセス用のパスワードを入力(たとえば1234など)

3. ボイスメールアクセス用の特番をダイヤルする

ボイスメールアクセス特番をダイヤルします。

パスワードを入力してDISA機能にアクセス後、ボイスメールアクセス用の特番(たとえば8など)をダイヤルします。

4. アクセスするメールボックス番号とパスワードを入力

アクセスするメールボックス番号と、パスワードを入力します。

  1. ボイスメールにアクセス後、音声ガイダンスに従ってメールボックス番号(10)をダイヤルする
  2. メールボックス番号10のパスワード(たとえば5678など)を入力する

5. 音声ガイダンスにしたがってメッセージの再生、消去などの操作を行う

ガイダンスにしたがって、保存されているメッセージの再生、消去等の操作を行います。

メールボックス(メールボックス番号10)にアクセス後は、音声ガイダンスにしたがって保存されているメッセージの再生や消去などの操作を行うことができます。

最後に

この機能の醍醐味は、外出先で空いたちょっとした時間を利用して、社外から社内のビジネスフォン・PBXのボイスメールにアクセスして、録音された内容の確認や消去ができる点にあります。

本来なら会社に戻ってからしかできない作業なので、社外の空いた時間を利用できるということは、社内でほかの作業に集中できる時間が増える、ということにつながります。

よくある使い方としては次のようなものがあります。

  • 内線留守番中に録音されたメッセージを外出先から確認する
  • 外線留守番中に録音されたメッセージを外出先から確認する
  • 他の人のメールボックスにメッセージを残す
  • 不要になったメッセージを消去する

場所にとらわれずにボイスメールを活用したい方には、とても重宝する機能といえるでしょう。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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