外線着信に音声自動応答!ダイヤル操作で着信を振り分け!超便利な「IVR機能」

  • 会社への着信を自動で部署ごとに振り分けたい
  • 窓口の電話番号を1つに絞りたい

このような要望にピッタリなのが、ビジネスフォンの IVR機能 です。

スポンサーリンク

IVRとは

IVR とは「Interactive Voice Response」の略です。

IVR機能 が動作しているときに、外線が着信すると、ビジネスフォンが自動応答し、かけてきた相手に音声ガイダンスが送出されます。

あとは音声ガイダンスに従って、ダイヤルボタンを押して、希望の相手先へと着信が振り分けられます。

IVRはボイスメール機能の一部

IVR機能 は、ビジネスフォン内蔵ボイスメールに含まれる機能の中のひとつに過ぎません。

ちなみに、ビジネスフォン内蔵のボイスメールには、他にも次のような機能があります。

  • 通話録音
  • 留守番機能(内線・外線)
  • お待たせメッセージ
  • 独自音源による保留音送出

IVR機能を導入するメリット

IVR機能 を導入するメリットとしては、次のようなものが挙げられます。

  • 1つの電話番号で複数の部署への対応ができる
  • IVR機能 で部署への着信を振り分けできるので、取次ぎの業務が減らせる
  • 着信お待たせメッセージ機能や、留守番応答機能を組み合わせて、より柔軟な対応が可能

IVR機能は一部のビジネスフォンにしか実装されていない

IVR機能 は古いビジネスフォンには実装されておらず、新しい機種でも一部の機種にのみ実装されています。

IVR機能 が実装されていない機種の場合は、別途、外部に IVR装置 を用意しなければなりません。

IVR機能の動作概要

1.外線に着信する

IVR機能 を実装しているビジネスフォンに、外線着信します。

2.ビジネスフォンのIVR機能がはたらいて音声自動応答

外線着信すると、ビジネスフォン内蔵の IVR が音声自動応答をします。

3.音声ガイダンスを送出

音声自動応答後は、かけてきた相手に操作説明をするための、音声ガイダンスを送出します。

4.かけてきた人は、音声ガイダンスに従って、ダイヤルボタンを押す

電話をかけた人は、音声ガイダンスに従って、希望の相手先に応じたダイヤルボタンを押します。

5.ダイヤル番号に応じた部署に、着信が振り分けられる

ダイヤルしたボタンに応じた相手先に、着信が自動で振り分けられます。

上の図では次のように振り分けられます。

ダイヤル内容 着信先
1 総務部
2 営業部
3 技術部

最後に

外線の着信が多い会社やコールセンターなどでは、IVR はおおいに役に立つ機能となっています。

ビジネスフォン内蔵の IVR であれば、ボイスメールの他の機能との連携もできるので、より柔軟な対応が可能になります。

IVR の導入を検討されているのであれば、既設ビジネスフォンの入れ替えとタイミングをあわせたほうが、よりよい形で導入ができるのでおすすめです。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。


スポンサーリンク
336×280
336×280
おすすめトピック
スポンサーリンク
336×280