営業時間外や休日など社内不在の時の外線着信に対して留守番に代わりに応答させることができます。
どの留守番を使いますか？
営業時間外や不在時に留守番応答で対応している事業所も多いことかと思いますが、その留守番の応答方法にもさまざまな方法があります。
- ビジネスフォン・PBX内蔵のボイスメールを利用した留守番
- 留守番応答専用の留守番装置
- 電話事業者の留守番応答サービス
状況に応じて、最も適した留守番応答の方法を選択しましょう。
留守番応答の動作概要その1(電話回線に直接留守番装置を接続)
ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線に直接留守番装置を接続
ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線にダイレクトに留守番装置を接続して着信時に留守番応答させます。
留守番応答させたい電話回線に直接留守番装置を接続するのでビジネスフォン・PBX側でのデータ設定は必要ありません。
留守番装置に電話回線を直接接続するので、電話回線は基本的にアナログ回線が推奨されます。
【電話回線に直接留守番装置を接続する構成1】電話回線を留守番装置のIN側に接続、OUT側にビジネスフォン・PBXを接続
留守番装置の電話接続端子にIN/OUTがあれば電話回線を留守番装置に接続後、ビジネスフォン・PBXに電話回線を収容する形になります。
【電話回線に直接留守番装置を接続する構成2】電話回線を留守番装置とビジネスフォン・PBXでパラレル接続
留守番装置の電話接続端子にIN/OUTがないタイプであれば、電話回線を留守番装置とビジネスフォン・PBXとパラレル(並列)で接続する形になります。
留守番応答の開始/解除は留守番装置で操作
電話回線に留守番装置を直結しているので留守番の開始と解除は留守番装置を直接操作して行います。
- 留守番解除中に外線着信するとビジネスフォン・PBXに接続している内線電話機に着信する
- 留守番設定中に外線着信すると留守番装置が留守番応答する
留守番応答させた電話回線の本数分だけ留守番装置が必要
電話回線と留守番装置を直結させる方法では留守番応答させたい電話回線の本数分だけ、留守番装置を用意する必要があります。
電話回線に直接接続するので内線電話機からモード切替の操作で留守番応答をさせることはできません。
留守番応答の動作概要その2(留守番装置を一般内線として収容)
留守番装置を一般内線としてビジネスフォン・PBXに接続
留守番装置をビジネスフォン・PBXに一般内線として接続します。
外線着信ベルをつねに留守番装置に鳴動させる場合は留守番装置でON/OFFする
外線着信のベルを留守番装置にもつねに鳴動させておく場合には留守番装置の開始/解除の操作で留守番応答のON/OFFを切替えます。
- 留守番解除中に外線着信するとビジネスフォン・PBXに接続している内線電話機と留守番装置に着信する(留守番装置は留守番応答しない)
- 留守番設定中に外線着信すると留守番装置が留守番応答する
外線着信ベルを必要なときに留守番装置に鳴動させる場合は内線電話機のモード切替ボタンで切り替える
留守番装置は常時留守番応答ON状態にしておきます。
留守番応答しない平常運用時は留守番装置には外線着信ベルは鳴動せずに内線電話機のみ着信ベルが鳴動します。
留守番装置に留守番応答させるときは内線電話機からモード切替の操作を行うことで留守番装置にも外線着信ベルが鳴動するようにあらかじめ設定しておきます。
- モード1(平常運用時)に外線着信するとビジネスフォン・PBXに接続している内線電話機に着信する
- モード2(留守番応答時)に外線着信するとビジネスフォン・PBXに接続している留守番装置に着信し留守番応答する
ビジネスフォン・PBXに収容している電話回線の種類に関係なく留守番応答させることが可能
留守番装置を一般内線としてビジネスフォン・PBXに接続する方法であれば、ビジネスフォン・PBXに収容しているすべての電話回線に対して留守番応答させることが可能になります。
- アナログ回線
- INS64回線
- INS1500回線
- LAN直収のIP電話
また電話回線の種類を気にする必要もありません。
留守番応答の動作概要その3(内蔵ボイスメールの留守番を利用)
ビジネスフォン・PBXに内蔵しているボイスメールの留守番を利用する
ビジネスフォン・PBXに内蔵しているボイスメール機能を利用して留守番応答を行います。
モード切替でボイスメールの留守番に着信代行させる
ボイスメール機能で留守番応答させるためには、モード切替機能を併用する必要があります。
- (例)モード1を通常運用、モード2を留守番応答
モード1(通常運用時)に外線着信すると内線電話機に着信、ベルが鳴動する
多機能電話機のファンクションキーに割り付けられたモード1ボタンを押すとモード1ボタンが点灯状態になりモード1に切り替わります。(モード2ボタンのランプは消灯状態)
モード1のときに外線着信すると内線電話機に外線着信しベルが鳴動します。
モード2(留守番応答時)に外線着信するとボイスメールが留守番応答する
留守番応答を開始するときはモード2ボタンを押します。
モード2ボタンを押すとモード2ボタンのランプが点灯状態にかわりモード2に切り替わります。(モード1のランプは消灯状態)
モード2のときに外線着信すると内線電話機には外線着信せずにボイスメールが代わりに留守番応答をします。
留守番応答の動作概要その4(電話事業者の留守番応答サービスを利用)
契約している電話回線の電話事業者の留守番応答サービスを利用
留守番装置やビジネスフォン・PBXのボイスメール機能を利用せずに、電話事業者(NTT、KDDI、ソフトバンクテレコム等)の留守番応答サービスを利用する方法もあります。
留守番応答サービスを利用したい電話回線に対して、事前にサービスを契約しておく必要があります。(電話事業者のサービスなので、毎月の利用料金が発生します)
留守番応答を開始するときは電話回線を捕捉して行う
留守番応答を開始するときは留守番サービスを契約している電話回線を捕捉して留守番応答サービスの開始操作をおこないます。
留守番設定中に外線着信すると留守番応答サービスが留守番応答する
留守番応答サービスの留守番設定中に外線着信すると電話事業者の留守番応答サービスに接続されて留守番応答メッセージを送出します。
このときビジネスフォン・PBXに収容している電話回線には外線着信しません。
留守番応答を解除するときは開始時と同じく電話回線を捕捉して行う
留守番応答サービスの留守番応答を解除するには、開始時と同じように留守番応答サービスを契約している電話回線を捕捉して留守番応答サービスの解除操作を行います。
最後に
ビジネスフォン・PBXの外線着信に留守番応答する方法は大きく分けて次の通りです。
- 電話回線に直接接続した留守番装置が留守番応答
- ビジネスフォン・PBXに一般内線として接続した留守番装置が留守番応答
- 電話回線に契約した留守番電話サービスで留守番応答
一番合う留守番応答の方法を選択するようにしましょう。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。
