- 迷惑FAXへの対策にお困りではありませんか？
- なんとか迷惑FAXを撃退したいと考えてませんか？
企業のIT化が進展した影響で、企業間の文書のやりとりは電子メール等、電子的な手段が主なものになっています。
しかし依然として紙でのやり取りを行っている企業も少なくなく、このためFAXも通信手段の一つとして引き続き重要な役割を担っています。
FAXを設置している企業では、迷惑FAXに悩まされることも少なからずあるでしょう。
その詳細と対策について、これから見ていきます。
1. 迷惑FAXとは？
そもそも迷惑FAXとは、なにが迷惑なのでしょうか？
1-1. 何が迷惑FAXなのか
迷惑FAXは、各企業の事業運営に関係のないFAXのことをいいます。
いわゆる広告FAXなどが代表的なものでしょう。
FAX版のダイレクトメール、略してFAXDMとも呼ばれます。
但し商品宣伝用のFAX一つをとっても、その商品を必要としている会社にとっては迷惑ではありません。
一方その商品が不要な会社にとっては迷惑FAXとなるでしょう。
このように、同じ企業が発信するFAXであっても、受取先の事情によって迷惑FAXになったり、ならなかったりします。
1-2. どうして迷惑なのか
FAX受信時には、紙とインクを消費しますが、これは受信する企業の負担となります。
A4サイズの迷惑FAXを1営業日につき2枚受信するだけでも、年間で500枚の用紙を1袋分、迷惑FAXを受信するだけのために消費することになります。
これは無駄な費用であり、売上の増大に全く寄与しないものです。
従って企業活動にマイナスの影響しか与えません。
郵便等のダイレクトメールは廃棄費用は受け取る企業の負担ですが、用紙の調達や印刷費用は発送側の負担であることを考えると、迷惑FAXは専ら受信する企業に負担を強いるものであるといえます。
FAXと電話を同一の回線で使用している場合はさらに深刻です。
迷惑FAXを受信している間は電話回線が使用中となります。
そのため電話をかけてきても話し中になってしまいます。
これによりビジネスチャンスの損失をこうむることも考えられます。
2. 迷惑FAXへの対策・撃退方法
迷惑FAXに対してどのような対策・撃退方法をとることができるのでしょうか？
2-1. 機器の設定で着信拒否や制限を行う
FAXには、迷惑ファクス防止機能など、FAXの受け取りを制限する設定ができるものがあります。
例えば以下のような機能です。
- 特定の相手先からのFAXを受け取らないようにする
- 特定の相手先のみFAXを受け取る
- 相手先の名称が空白の場合、FAXを受け取らない
設定方法や機能の有無については、お手持ちのFAXや複合機の取扱説明書で確認してください。
2-2. FAXを受信する際の呼出回数を多く設定する
迷惑FAX業者によっては、呼出回数が多いとFAXの送信を中止する場合があります。
この場合はFAXを受信する際の呼出回数を多く設定することが、有効な対策の一つとなります。
FAX専用で電話番号を用意している場合に有効な方法です。
2-3. 迷惑電話おことわりサービスを使用する
NTTと回線契約しているFAXの場合は、迷惑電話おことわりサービスを利用できることがあります。
迷惑電話を受けた直後に操作を行うことで、以後その電話からは着信しなくなります。
呼び出し音も鳴りませんので、FAXを受信することもありません。
詳しくはNTTのホームページ等でご確認ください。
2-4. ペーパーレスでFAXを受信するようにする
FAXを受信した際、印刷する代わりにそのイメージをファイルとして保存するサービスもあります。
電子メールの送受信と同じような要領で送受信できますので、FAX本体すら置く必要もありません。
必要なFAXだけ選んで印刷できますので印刷費用の節約になる他、機器の購入費用も抑えられますので便利です。
さまざまな業者がサービスを提供していますので、いろいろと調べてみましょう。
3. 迷惑FAXの法規制について
2016年6月3日に特定商取引法の一部が改正され、相手方から事前に承諾を得ずに商品やサービスに関する広告FAXを送付する行為が禁じられることになりました。
2017年12月1日から施行されます。
4. おわりに
迷惑FAXは売上に全く結びつかず、ただ経費だけが増大するものですので、企業としてはゼロにしたいものです。
その対処方法には、いくつかの方法があります。
- 機器の設定で着信拒否や制限を行う
- FAXを受信する場合の呼出回数を多く設定する
- 迷惑電話おことわりサービスを使用する
- ペーパーレスでFAXを受信するようにする
それぞれの企業が置かれた状況により、選択できる方法は異なると思います。
適した方法を選んでください。
なお、2017年12月1日より商品やサービスに関する広告FAXの規制が始まります。
これにより、迷惑FAXが無くなることを期待したいですね。
最後までご覧いただきまして、ありがとうございます。