ビジネスフォン・PBXのボイスメールの録音内容を応答メッセージに！

ビジネスフォン・PBXのボイスメールの機能を使って録音した内容を各種応答メッセージとして活用することができます。

各種応答メッセージの内容を録音して自由に変更できる

• 留守番応答メッセージ
• お待たせメッセージ
• 追加ダイヤルイン用の一次応答メッセージ

別途録音しなくても、ほとんどのビジネスフォン・PBXでは最初から定型メッセージとして用意されています。

定型メッセージをそのまま使っても問題ないのであればいいのですが、

• 定型メッセージの内容が気に入らない
• 独自にメッセージを録音したい

このようなときには独自のメッセージをボイスメールに新たに録音することで、より業務内容に適した応答メッセージを送出することができます。

独自のメッセージを録音しても定型メッセージは消去されない

独自のメッセージを録音したからといって、最初から入っている定型メッセージが消去されることはありません。

• 独自のメッセージが録音されていれば、その録音内容を優先して使用
• メッセージが録音されていなければ、定型メッセージを使用

各種メッセージ録音の動作概要

ビジネスフォン・PBXのボイスメール内には各種メッセージの保存領域があります。

メッセージ番号(1～50とします)ごとに、メッセージに使用用途をあらかじめ設定しておきます。(ビジネスフォン業者による設定が必要)

設定例

• メッセージ番号1：外線留守番の応答メッセージ用
• メッセージ番号2：お待たせメッセージ用
• メッセージ番号3：追加ダイヤルインの一次応答メッセージ用

ボイスメールの各種メッセージの録音は基本的には多機能電話機から行います。

外線留守番応答用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号01)

1. 多機能電話機の受話器を上げる
2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば＃)をダイヤルする
3. メッセージ番号「01」をダイヤルする
4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
6. 録音終了の操作(たとえば＃など)をダイヤルする
7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

お待たせメッセージ用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号02)

1. 多機能電話機の受話器を上げる
2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば＃)をダイヤルする
3. メッセージ番号「02」をダイヤルする
4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
6. 録音終了の操作(たとえば＃など)をダイヤルする
7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

追加ダイヤルインの一次応答用のメッセージを録音する場合(メッセージ番号03)

1. 多機能電話機の受話器を上げる
2. 各種メッセージ登録用の特番(たとえば＃)をダイヤルする
3. メッセージ番号「03」をダイヤルする
4. 録音開始の操作(たとえば3など)をダイヤルする
5. 発信音が聞こえた後で受話器からメッセージを録音する
6. 録音終了の操作(たとえば＃など)をダイヤルする
7. 多機能電話機の受話器を下ろして録音を終了する

新たに録音した各種メッセージで運用が開始されます。

外線留守番応答メッセージ

• 営業時間外の外線着信時に録音した応答メッセージで留守番応答します。

お待たせメッセージ

• 着信お待たせ時に録音したお待たせメッセージが応答します。

追加ダイヤルイン一次応答メッセージ

• 追加ダイヤルインの電話にかけた時に録音したメッセージが一次応答します。

最後に

ボイスメールの各種メッセージ送出機能を使えば、独自に録音したメッセージを様々な状況に応じて送出することができます。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。