新入社員として入社してから配属されるまでの期間は、人それぞれです。
所属される部署によっては、さっそく会社から携帯電話やスマートフォンを貸し出された方もいるでしょう。
貸与された携帯電話やスマートフォンについて、私用のものと異なる点があることに気づいた方もいるかもしれません。
オフィスで貸与されるものはあくまで仕事のために使うものですから、プライベートで使うものと異なる点がいくつかあります。
使い方によっては就業規則に触れる場合もありますから、この記事で注意すべき点を押さえておきましょう。
機種は自分で選べない
業務用として会社から貸与される携帯電話は、会社が各携帯電話会社などと契約して使っています。
そのため、当然のことながら機種は自分で選ぶことはできません。
従来型の携帯電話、スマートフォンそれぞれに理由があって機種選定がされていますから、不平不満を言わずに与えられた機種の使い方に慣れましょう。
従来型の折りたたみ式携帯が貸与される場合がある
業務用の携帯電話はスマートフォンではなく、俗に「ガラケー」と呼ばれている従来型の携帯電話が貸与される場合も多々あります。
そもそも携帯電話の貸与目的は、以下のようなものが主体となるでしょう。
- 会社や取引先に電話をかける
- 会社からのメールを確認する
この目的を達成するためなら、別にスマートフォンでなくてもよいことになります。
従来型の携帯電話を使うメリットは、以下の3点にあります。
- 電池の持ちがスマートフォンよりも長い
- パケット消費量が少ないので、月額料金が節約できる
- 折りたたみ式携帯であれば、電話を使っていないのにボタンが操作されることを避けられる
このため業務用の携帯電話には、折りたたみ式携帯電話が貸与される場合もあります。
iPhoneが指定される場合もある
職場のなかには、スマートフォンをコミュニケーションツールとして活用するなど、IT化が進んでいる職場もあります。
このような職場の場合は専用アプリを積極的に活用していることもあるため、iPhoneなどのスマートフォンが業務用として貸与されることになります。
使える機能が制限されている
業務用の携帯電話は、あなたがお持ちの電話に比べて使える機能が制限されている場合が多くなっています。
どうしてわざわざ不便にするのかと思うかもしれませんが、これには相応の理由があります。
順に理由をみていきましょう。
アプリを自由にインストールできない
あなたがスマートフォンを貸与された場合、アプリを自由にインストールできるケースは少ないはずです。
たいていはアプリをインストールされた状態で渡されることが多いでしょう。
これには、以下のような理由があります。
- 勝手にアプリを利用することによるセキュリティリスクを減らしたい
- 不要なパケット通信をしないようにしたい（アプリの数が多いほどパケット量は増える）
- アプリのバージョンを統一し、管理の効率化と安定して使える環境を提供したい
これらは本来使うべき業務用アプリを安定して使うために必要なことです。
そもそも貸与されたスマートフォンは仕事のために使うものですから、アプリを自由にインストールしたい場合はご自身のスマートフォンで行いましょう。
カメラが使えない機種もある
業務用の携帯電話では、カメラが搭載されていない機種もあります。
これにも理由があります。
たとえばあなたが携帯電話でオフィス内を撮影して、それをインターネット上に掲載したらどうなるでしょうか。
オフィス内は通常撮影禁止の場所ですから、機密情報の流出となります。
また接客業などでは、勝手にお客様の写真を撮ってインターネット上にアップすると、クレームになりかねません。
場合によっては、企業イメージに影響する場合もあります。
もちろん建設業、設備管理業など、仕事でよく写真撮影する方はいますが、このような方は会社から貸与されたカメラを使っています。
このため、いずれにしても業務用の携帯電話にカメラがなくても問題ないといえるでしょう。
外部のWi-Fiに接続できない設定にしている場合もある
スマートフォンで利用できるパケット量には上限がありますから、Wi-Fiに接続してパケット量を節約するといった手法はよく用いられています。
しかしWi-Fiによってはセキュリティが甘いものもあります。
このようなWi-Fiスポットに接続した場合、メールの情報や通信内容などを盗み見られるなどのセキュリティリスクがあります。
もし競合他社に流出すると、ビジネス上不利な展開になりかねません。
このような事態を防ぐために、会社によっては貸与するスマートフォンについて、外部のWi-Fiに接続できない設定にしている場合もあります。
あなたの通信・通話はチェックされている
あなたが業務用の携帯電話で通話やインターネット通信した場合、その内容は事後に会社がチェックしています。
これは、料金を支払うのは会社であり、どのような目的でいくら使ったかを把握する必要があるためです。
私用のスマートフォン等と同じ感覚で使っていると、社内処分を受ける可能性があります。
このため、貸与された携帯電話は業務用での利用にとどめましょう。
通信量や通話履歴は会社の担当者が確認可能
会社から貸与された携帯電話で通話したり、E-mailやインターネットでどのくらい通信したかは、利用明細書を入手することで確認することができます。
また所定の手続きをすることで、会社はあなたに貸与した携帯電話の利用状況を、いつでもインターネットから確認することができます。
どの会社でも経費削減は重要な課題となっています。
加えて不適切な経費の使用は、会計監査の際、会社が監査法人などから指摘を受けることになる可能性があります。
このため、明らかに業務用でない通話やインターネットの利用をすると、会社からチェックが入ることになるでしょう。
業務外利用が判明した場合、就業規則に従い処分される可能性もある
会社から貸与された携帯電話の料金は、会社が支払っています。
このため、もし業務外で会社の携帯を利用すると、それは経費を私用目的で使ったことと同じことになります。
従ってこのような行為が判明した場合、最低でも始末書の提出や私用目的で使った分の返還、また叱責を受けることは避けられないでしょう。
もちろん就業規則に従い処分される可能性もあります。
なかでも金額が大きい場合は懲戒解雇される場合もありますから、決してこのようなことをしてはいけません。
紛失は重大な事態とみなされる
業務用の携帯電話で最も注意しなければならないことは、紛失しないように管理するという点です。
たかが紛失と思ってはいけません。
携帯電話の紛失をきっかけに個人情報や機密情報が漏れる可能性もあります。
また対応を誤ると、取引打ち切りなど会社に甚大な損害を与えることにもなりかねません。
個人情報や機密情報の漏えいにつながる
業務用の携帯電話には取引先名や担当者名、電話番号などが多く記録されていますから、個人情報や機密情報のかたまりともいえます。
このため紛失した携帯電話が悪意を持った人の手に渡った場合、電話の中にあるデータを解読される可能性があります。
解読に成功してしまうと、情報をどれだけ拡散させるかは解読した人の思うがままとなりますから、紛失した側としてはなすすべがありません。
このように携帯電話を紛失することは、会社にとって個人情報や機密情報の漏えいにつながります。
始末書提出はもちろん、社内処分を受ける可能性も
もし会社から貸与された携帯電話を紛失した場合、警察に届け出ることはもちろんのこと、会社にも直ちに届け出をしなければなりません。
さまざまな事情聴取を受けることになりますから、誠実に答える必要があるでしょう。
あなたに重大な落ち度がある場合は、社内処分を受ける可能性が高くなります。
また会社としては、関係者に紛失があったことを知らせる必要があるほか、プレスリリース等で紛失があったことを発表しなければなりません。
携帯電話1台を紛失したことで、多くの関係者の手を煩わせることになるほか、さまざまなお叱りを受けることになるでしょう。
紛失防止のルールがあれば、必ず従うこと
会社では、携帯電話を紛失しないようにするための社内ルールが定められている場合があります。
例えば、
- ストラップを付けて首から下げる
- パスワードロックをかける
などといったものがあげられます。
紛失防止のルールは過去の失敗を教訓にして定めたものですから、必ず従いましょう。
また電車内で携帯電話を持ったまま寝込み、手元から落としてしまうという事象も見かけますが、このようなことも厳禁です。
会社支給の携帯・スマホは、仕事専用として利用すること
会社支給の携帯・スマホは、仕事のために渡されるものです。
このため業務遂行に問題がないよう、さまざまな制限がかけられています。
不便かもしれませんが、我慢して使いましょう。
利用料金の請求は直接会社に行われますから、私用での利用はわかってしまいます。
このため、プライベートで使うことは厳禁です。
また紛失すると個人情報や機密事項が漏えいするおそれがありますから、無くさないよう常に注意しましょう。
社内でルールが定められている場合も多いですから、そのルールには従うことも大切です。
最後までご覧いただきまして、誠にありがとうございます。