ビジネスフォンの電話機の外箱は、オフィスに持ち込むまでは電話機本体を守る上で大切なものです。
故障を防ぎ、きれいな状態で使い始めるには欠かせません。
しかし、使い始めた後は電話機の機能には関係ありませんから、さっさと処分されるケースもあります。
一方で何かあったときのために、保存している場合もあるでしょう。
ここでは電話機の外箱について、どのように取り扱えばよいか解説します。
使い始めた電話機の外箱、使う機会はあるか？
電話機を購入後、外箱を使う機会はあるのでしょうか。
本記事では、まずこの点について解説していきます。
引っ越しの時に使うかどうかという程度
使用を開始した電話機の外箱を再び使う機会は、改めて荷造りを行う必要に迫られたときとなります。
実際には修理のためにメーカーに送付するときや、オフィスを引っ越す際に使う程度となるでしょう。
社内で電話機を保管する場合も、いちいち箱に入れない場合が多い
特にビジネスフォンの場合は、社内で同じ電話機が何台もありますから、予備機としている電話機もあるでしょう。
この場合、いちいち箱に入れて保管していない会社も多いと思います。
社内の棚などにきちんと並べている場合は良いほうで、場合によっては倉庫の隅に山積みされているという場合もあるかもしれません。
電話機の外箱は保管すべきか？
電話機の外箱を保管すべきかどうかは、難しい問題です。
本来は保管することが望ましいといえますが、数がかさむと保管スペースに関わる問題も出てきます。
電話機の取扱説明書自体では、外箱を保管することが必ずしも求められているわけではありません。
しかし万が一修理を依頼する場合、購入時の外箱や緩衝剤があると、送付もしやすいでしょう。
小規模のオフィスでは、保管することも可能
小規模のオフィスでは、電話機といっても2～3台という場合もあります。
この場合は棚や倉庫のスペースを調整することで、電話機の外箱を保管することも可能です。
大きなオフィスでは、すべて保管することは難しい
大規模なオフィスの場合、電話機も相応の数が必要となります。
また電話機の箱をすべて保管する場合も、相応のスペースが必要となります。
これは、オフィスの有効活用と相反するものです。
現実問題として、社内に置き場所がないということも多いでしょう。
特に貸しオフィスを利用している企業の場合は、借りた面積だけ賃料がかかりますから、電話機の箱を置くために余分に賃料を払うことは無駄とみなされても仕方ありません。
また貸し倉庫に保管する場合も、保管費用がかかります。
このため電話機の箱をすべて保管することは、無駄な経費を増やす結果となってしまいます。
現実的には、数箱残して残りは処分する場合が多い
ここまで説明してきた通り、電話機の外箱はすべて保管することが理想であるもの、実際には難しいことが現実です。
現場では、数箱を社内の倉庫に保管し、残りは処分することになるでしょう。
電話機を借りている場合は、勝手に箱を処分しないこと
電話機を借りている場合、箱の取扱いには注意が必要です。
借りた際に箱に入っていた場合は、返却する際も同じ箱に入れて返却しなければならない場合があります。
このため箱を処分してよいかどうかは、レンタル業者など電話機を借りたところに確認しましょう。
外箱を処分する場合の注意点
外箱を処分する場合は、事前に取扱説明書を確認して廃棄しても問題ないか、確認することをおすすめします。
廃棄する際は、素材ごとに分別することが必要です。
また万が一のメーカー保証を受けるため、保証書や購入を証明する書類は必ず保管しておきましょう。
捨てる前に取扱説明書を確認
電話機によっては、外箱を保管することが取扱説明書に記載されているかもしれません。
もしこのような記載がある場合は、外箱を保管することが原則となります。
台数を多く導入している企業の場合は、コストがかさむために外箱を全部保管できないことが現実でしょう。
しかし修理に出すことを踏まえて、外箱を何セットか用意しておくことは必要です。
保証書や購入を証明する書類は捨てない
外箱を処分する際、発泡スチロールなどの緩衝材だけでなく、取扱説明書も何セットか残して捨てる場合もあるかもしれません。
保管スペース節約のためには、致し方ありません。
しかし保証書と、購入を証明する書類は捨てないようにしましょう。
これらを紛失すると、保証期間内に故障した際の修理が有料となってしまいます。
廃棄は分別処分が必須
最近のごみ処理においては、分別収集が求められるようになっています。
電話機の箱に入っている素材には、以下のようなものがあるでしょう。
- 紙（普通紙、ダンボール）
- 発泡スチロール
- ビニール
これらは、素材ごとに分別して処分することが必要です。
「箱を保存する」という決まりがなければ、箱の処分も可能
オフィスの有効利用が求められている現代において、電話機の外箱を処分することは致し方ないといえます。
保管場所を工夫できれば箱を保存することが望ましいものの、その数が多くなると利益を生まないスペースとなりますから、結局は廃棄を求められてしまうことになるでしょう。
外箱を処分する場合は万が一の故障に備えて、いくつか保管するようにしましょう。
また保証書と購入を証明する書類は、すべて保管しておく必要があります。
一方で電話機を借りた場合は、返却に備えて箱を保存することが原則となります。
もし箱を処分したい場合は、借りた箇所に連絡し、指示を仰ぎましょう。
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