内線番号をわかりやすく管理したい。そのためにはどういう風に採番すればいいのか？
内線番号は数が増えれば増える程、採番するのが難しくなります。
しかし、採番するためにある一定のルールを決めておけば、内線番号の管理がぐっとしやすくなります。
1. とにかく連番で内線番号を決める
とにかく連番で内線番号を決めてしまおう！というやり方です。
例えば内線10から内線番号を順番に振ってしまいます。内線10、11、12・・・という具合です。
メリット
- とにかく採番が楽
デメリット
- 部署や場所に応じた特徴がない
2. 階や部署に応じて番号を分けて内線番号を決める
内線電話機を設置する階や部署に応じて、内線番号を採番します。
設置する階に応じて採番した例
- 1階なら100番台
- 2階なら200番台
- 3階なら300番台
部署に応じて採番した例
- 総務部なら110番台
- 営業部なら120番台
- 製造部なら130番台
階と部署を組み合わせて採番した例
- 1階の総務部なら110番台
- 2階の営業部なら220番台
- 1階の製造部なら130番台
- 3階の技術部なら310番台
といった感じで採番します。
メリット
- 場所に応じて内線番号に特徴を付けられる
- ルールを決めておけば採番しやすい
デメリット
- 場所によっては採番しずらいケースもある
- レイアウト変更のたびに内線番号を整理する必要がある
- 部署や階の番号の枠を確保しなければならない
3. きりのいい内線番号は管理職、役員用にあけておく
最後に0がつくような「きりのいい」内線番号は管理職、役員あるいは共用部にあけておきます。
きりのいい内線番号の割り振り例
- 営業部（部長席）は内線120
- 営業部（一般職）は内線121～129
- 社長室は内線100
このようにきり番かそうでない番号かで、内線番号の意味合いが異なってきます。
メリット
- きり番かそうでないかで内線番号の意味がより明確になる
デメリット
- 必ずしも部署毎にきれいに分けられるわけではない
4. 社員番号と内線番号を同一にする
社員番号と内線番号を同一にして社員と電話を1対1で結びつけて管理します。
社員番号が1023であれば、内線番号も1023にする、といった形です。
メリット
- 社員番号と内線番号が同一なので採番、管理がしやすい
デメリット
- 階ごと、あるいは部署ごとに内線番号で特徴を出しにくい
- 社員が増減するたびに、新たに内線を設定し直す必要がある
5. 部署や階が多い場合は、内線番号の桁数をあらかじめ多めに設計する
部署や階が多い会社では内線の台数も比例して多くなります。
10階以上あるようなビルで、1階は100番台、2階は200番台、といった採番をしていてはすぐに番号を使いきってしまいます。
ビジネスフォンでは「番号計画」といって、内線番号の他にも様々な機能を使うために番号を消費します。
上記の例を番号計画に当てはめると次ぎのようになります。
- ダイヤル「1」・・・3桁の内線番号（100～199）[1階・10階用]
- ダイヤル「2」・・・3桁の内線番号（200～299）[2階用]
- ダイヤル「3」・・・3桁の内線番号（300～399）[3階用]
- ダイヤル「4」・・・3桁の内線番号（400～499）[4階用]
- ダイヤル「5」・・・3桁の内線番号（500～599）[5階用]
- ダイヤル「6」・・・3桁の内線番号（600～699）[6階用]
- ダイヤル「7」・・・3桁の内線番号（700～799）[7階用]
- ダイヤル「8」・・・3桁の内線番号（800～899）[8階用]
- ダイヤル「9」・・・3桁の内線番号（900～999）[9階用]
- ダイヤル「0」・・・外線発信
- ダイヤル「*」・・・短縮ダイヤル発信
- ダイヤル「#」・・・代理応答
ダイヤル1～9を1～9階用の内線番号だけで消費してしまい、10階より上の内線番号でつかえる番号がありません。
仕方がないので10階は1階と同じ100番台を兼用しています。
ダイヤル「0」「*」「#」は運用上、必要最低限必要となる機能を設定しています。
本来であれば他にも様々な機能を使うために番号を開けておく必要があります。
このような場合は内線番号の桁数を増やして番号計画にゆとりを持たせ、無理なく採番できるように設計します。
番号計画の設計例
- ダイヤル「11」・・・4桁の内線番号（1100～1199）[1階用]
- ダイヤル「12」・・・4桁の内線番号（1200～1299）[2階用]
- ダイヤル「13」・・・4桁の内線番号（1300～1399）[3階用]
- ダイヤル「14」・・・4桁の内線番号（1400～1499）[4階用]
- ダイヤル「15」・・・4桁の内線番号（1500～1599）[5階用]
- ダイヤル「16」・・・4桁の内線番号（1600～1699）[6階用]
- ダイヤル「17」・・・4桁の内線番号（1700～1799）[7階用]
- ダイヤル「18」・・・4桁の内線番号（1800～1899）[8階用]
- ダイヤル「19」・・・4桁の内線番号（1900～1999）[9階用]
- ダイヤル「10」・・・4桁の内線番号（1000～1099）[10階用]
- ダイヤル「1*、1#」・・・必要に応じて機能を割付
- ダイヤル「2～9」・・・必要に応じて機能を割付
- ダイヤル「0」・・・外線発信
- ダイヤル「*」・・・短縮ダイヤル発信
- ダイヤル「#」・・・代理応答
メリット
- あらかじめ枠を設計してあるので採番しやすい
- 内線番号で階と部署の特徴を出せる
デメリット
- 拡張性を考慮した設計があらかじめ必要になる
- 採番の判断に困るケースもある
6. 人に内線を合わせる？それとも席に内線を合わせる？
人事異動やレイアウト変更にともない内線番号の変更も当然発生することでしょう。
内線番号の変更には大きくわけて2通りあります。
- 「社員=内線番号」というふうに人に内線を合わせる方法
- 「座席の場所=内線番号」というふうに人ではなく座席そのものに内線番号を合わせる方法
この2通りのいずれかによって内線番号の採番に仕方も変わってきます。
「社員=内線番号」の場合
社員の場所に合わせて内線番号をそのまま移動させる方法です。
社員の所属する階、部署が変わっても社員の内線番号はそのまま、ということなので階ごとあるいは部署ごとに内線番号を設計してもあまり意味がありません。
階毎、部署毎の内線番号の統一性はありませんが、社員と内線番号の組み合わせは常に変わりません。
「社員=内線番号」の場合は社員番号に内線番号をあわせるか、連番で採番するほうがいいでしょう。
「座席の場所=内線番号」の場合
社員ではなく座席の場所を基準に内線番号をあわせて移動させる方法です。
人事異動やレイアウト変更では部署単位での移動が基本になります。
座席数の増減に応じて内線番号も増減させて調整することになります。
この方法の場合、内線番号が常に整理されることになりますが、社員と内線番号の関連性は移動のたびに変わることになります。
「座席の場所=内線番号」の場合は階ごと、部署ごとに内線番号の枠組みを設計することをおすすめします。
最後に
内線番号はまずはじめに採番するための「ルール」を考えるところから始める。
あとはその「ルール」にしたがって採番していけば、増設、移設、減設時も内線番号の管理が楽になります。
参考にしてみてください。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。
