ビジネスフォン・PBXの内線電話機の部署やグループごとに外線発信するときにに使用する電話回線を適切に振り分けます。
部署・グループごとに内線電話機で外線発信時に使用する電話回線が異なる
部署やグループが異なれば、内線電話機から外線発信で使用する電話回線も当然異なってきます。
- 電話回線の本数
- 電話番号の数
- 電話回線の使用頻度
部署やグループに応じて適切な数の電話回線を振り分けなければなりません。
部署・グループ内の電話回線が輻輳した時には、別の部署・グループの電話回線を借りる
部署・グループ内の電話回線が輻輳し外線発信したくてもできないケースもあるかと思います。
その場合には別の部署の電話回線を一時的に借りるなどして対応することになります。(逆のケースもあります)
このように複数の部署・グループ間で電話回線を補い合う場合には外線発信にも少し工夫する必要が出てきます。
各部署で使用する電話回線
部署Aの電話回線
- ○○-○○○○-1111(部署Aの代表番号)
- ○○-○○○○-2222(部署Aの代表子番号)
- ○○-○○○○-3333(部署Aの代表子番号)
部署Bの電話回線
- ○○-○○○○-4444(部署Bの代表番号)
- ○○-○○○○-5555(部署Bの代表子番号)
- ○○-○○○○-6666(部署Bの代表子番号)
部署Cの電話回線
- ○○-○○○○-7777(部署Cの代表番号)
- ○○-○○○○-8888(部署Cの代表子番号)
各部署ごとの内線電話機から外線発信したときに電話回線を捕捉する順番
部署Aの内線電話機から外線発信したときに電話回線を捕捉する順番
部署A(自分の部署)→部署B→部署Cの順番に電話回線を捕捉します。
- ○○-○○○○-3333(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-2222(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-1111(部署A代表番号)
- ○○-○○○○-6666(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-5555(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-4444(部署B代表番号)
- ○○-○○○○-8888(部署C代表子番号)
- ○○-○○○○-7777(部署C代表番号)
部署Bの内線電話機から外線発信したときに電話回線を捕捉する順番
部署B(自分の部署)→部署C→部署Aの順番に電話回線を捕捉します。
- ○○-○○○○-6666(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-5555(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-4444(部署B代表番号)
- ○○-○○○○-8888(部署C代表子番号)
- ○○-○○○○-7777(部署C代表番号)
- ○○-○○○○-3333(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-2222(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-1111(部署A代表番号)
部署Cの内線電話機から外線発信したときに電話回線を捕捉する順番
部署C(自分の部署)→部署A→部署Bの順番に電話回線を捕捉します。
- ○○-○○○○-8888(部署C代表子番号)
- ○○-○○○○-7777(部署C代表番号)
- ○○-○○○○-3333(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-2222(部署A代表子番号)
- ○○-○○○○-1111(部署A代表番号)
- ○○-○○○○-6666(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-5555(部署B代表子番号)
- ○○-○○○○-4444(部署B代表番号)
外線発信時にはまず自分の部署の電話回線を優先的に捕捉、自分の部署の電話回線が全部使用中の時は他の部署の電話回線を自動的に捕捉するように設定します。
最後に
複数の部署・グループごとに電話回線が代表組されている場合には部署内の電話回線だけでやりくりするケースが一番多いのですが、複数の部署が同じ室内で業務を行っている場合には部署の違いに関係なく電話回線を使うケースもあります。
多機能電話機であればファンクションキーに割り付けられている外線ボタンを押して対応できますが、一般電話機やデジタルコードレス子機(PHS)の場合は外線発信特番から外線にかけなければなりません。
自分の部署・グループの電話回線だけでは足りなくなることも少なくありませんので、外線発信特番で内線電話機ごとに外線発信の優先順位をつけることで空いている電話回線を有効に利用することが可能になります。
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