【メッセージウェイティング】電話機のランプ点灯でお知らせ~ビジネスフォン・PBXのホテル機能~

宿泊されているお客様に、伝えたいメッセージがある場合には「メッセージウェイティング」という機能を利用します。

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客室電話機のメッセージランプを点滅させ、伝言があることを知らせます

メッセージウェイティング機能を使用すると、客室の電話機のメッセージランプが点滅状態になり、伝言があることをお客様に知らせることができます。

フロント受付端末からメッセージウェイティング登録

メッセージウェイティングの登録は、様々な端末から行うことができます。

ホテルのフロント業務で一番良く使われるのは、フロント受付端末ですが、当然、メッセージウェイティングの登録が可能となっています。

フロント電話機/業務用電話機からメッセージウェイティング登録

フロント電話機を含む業務用電話機からも、メッセージウェイティング登録が可能です。

メッセージウェイティング登録特番をダイヤル後、客室電話機の内線番号をダイヤルすることで登録します。

中継台からメッセージウェイティング登録

中継台からもメッセージウェイティング登録が可能です。

業務用電話機と同じように、メッセージウェイティング特番をダイヤル後、客室電話機の内線番号をダイヤルして登録を行います。

客室状態変更用端末からメッセージウェイティング登録

客室状態変更用端末(客室管理用コンソール)からも、メッセージウェイティング登録が可能です。

ルームインジケータからメッセージウェイティング登録

ルームインジケータからも、メッセージウェイティング登録が可能になっています。

ルームインジケータ上にメッセージウェイティング用のボタンがあるので、そのボタンを押すことで登録が可能です。

メッセージウェイティングが登録されるとビジネスフォン・PBXとホテルシステムが連動

さきほど上げた各端末のいずれかから、メッセージウェイティングが登録されると、ビジネスフォン・PBX及びホテルシステムが連動して、メッセージウェイティングの登録状態が並列化されます。

客室電話機のメッセージランプが点滅します

メッセージウェイティングが登録されると、客室電話機のメッセージランプが点滅を始めます。

メッセージランプ点滅中の客室電話機からメッセージ受付呼出特番をダイヤル

客室電話機のメッセージランプに気づいたお客様は、電話機のそばにある操作説明書にしたがって、メッセージ受付呼出特番をダイヤルします。

各フロア毎に対応しているメッセージ受付内線を呼び出します

メッセージ受付呼出特番をダイヤルすると、宿泊しているフロアごとに対応しているメッセージ受付内線を呼び出します。

メッセージ受付内線は、たいていフロント電話機が兼用していることが多いです。

応答した受付内線から伝言を聞くことができます

メッセージ受付呼出特番を押したお客様は、呼び出しに応答したメッセージ受付内線から伝言を聞くことができます。

受付内線が呼び出しに応答した時点で、客室電話機のメッセージランプは消灯し、メッセージウェイティングの設定が自動的に解除されます。

メッセージランプに気づかない、あるいは別の形でメッセージを伝えた場合は

  • 客室電話機のメッセージランプに気付かなかった
  • 電話機ではなく、フロントで直接メッセージを伝えた
  • 何らかの別の方法でメッセージを伝えた

上記のような場合は、メッセージウェイティングが自動的に解除されないので、手動で解除する必要があります。

メッセージウェイティングの解除操作を行います

メッセージウェイティングの解除をするときは、次のいずれかの端末から行います。

  • フロント受付端末
  • フロント電話機、業務用電話機
  • 中継台
  • 客室状態変更用端末(客室用コンソール)

メッセージウェイティングの解除操作を行うと、客室のメッセージランプが消灯して、メッセージウェイティングが解除されます。

最後に

メッセージウェイティングは単純な機能ではありますが、使ってみるとなかなか便利なもので、意外と利用されていることが多いです。

ちなみに、メッセージウェイティング機能はホテルだけでなく、普通のオフィスでも利用できます。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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