会社の入り口に受付電話を置きたいけど、どんなのがいいのだろう？
ビジネスフォンの受付電話についてまとめてみました。
受付電話から内線をダイヤルしてもらう
来社された方は受付電話の受話器を上げて、内線番号をダイヤルします。
内線番号表はあらかじめ受付電話のそばに用意しておきます。
一番多い受付電話の運用方法ですね。
- 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
- 内線100 をダイヤルする
受付電話の受話器を上げただけで内線を呼び出す
受付電話の受話器を上げただけで特定の内線を呼び出す運用にします。
来社された方は受付電話の受話器を上げるだけでいいので、何も考える必要がなくとても楽です。
これもよくある受付電話の運用方法です。
- 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
- 自動的に 内線100 を呼び出す
受付電話のワンタッチボタンを押して呼び出す
ワンタッチボタン付きの受付電話であれば、そのワンタッチボタンを押すことで特定の内線を呼び出すような運用ができます。
ワンタッチボタンごとに各部署の内線番号をわりつけておけば、来社された方の呼び出し操作が簡単になります。
- 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
- ワンタッチボタン1【営業部】を押す
- 営業部の 内線123 を呼び出す
受付電話機の種類
受付電話に使う電話機は、ビジネスフォンの内線として動けばいいだけなので、特に決まっているわけではありません。
よく使われるのは次のような電話機です。
受付電話の代わりにドアホンをつける
電話機の代わりにドアホンをつけるという選択肢もあります。
ビジネスフォンの配下にドアホンをつければ、ドアホンの呼び出しボタンを押すことで内線電話機を呼び出すことができます。
- ドアホンの呼び出しボタンを押す
- 内線100～110の電話機が一斉に「ピンポーン」と鳴動する
専用の受付システムを設置する
受付を無人化、あるいは会社イメージアップに有効な受付システムをビジネスフォン・PBXに接続して使用することができます。
受付システムの特徴
受付システムには次のような特徴があります。
液晶ディスプレイのタッチパネルで簡単に操作ができる
受付システムはデスクトップパソコンやタブレットなどを、受付案内システムとしてカスタマイズされたものです。
液晶ディスプレイはタッチパネルとなっており、画面上に表示されたボタンを押して操作します。
訪問先の相手の氏名の頭文字を入力して検索
タッチパネルで訪問先の相手の氏名の頭から何文字かを入力して相手を検索できる機能です。
- タッチパネルの氏名検索ボタンをタッチする
- 画面上のキーボードにしたがって相手氏名の頭文字をひらがなもしくはカタカナで入力
- 検索ボタンを押して氏名の候補を表示する
- 目的の相手の氏名を押すと相手の内線番号を呼び出す
訪問先の部署名を検索
タッチパネルで訪問先の部署名を検索できる機能です。
- タッチパネルの部署検索ボタンをタッチする
- 画面上に表示された部署の中から目的の部署をタッチする
- 部署内の内線電話機を呼び出す(1台もしくは複数台同時に呼び出す)
訪問先の内線番号を直接ダイヤルする
訪問先の相手の内線番号をすでに知っている場合はタッチパネルで直接内線番号をダイヤルします。
- タッチパネルの直接ダイヤルボタンをタッチする
- 画面上に表示されたダイヤルボタンで相手の内線番号をダイヤルする
- ダイヤル後相手の内線を呼び出す
無操作時は自動的にスクリーンセーバーに切り替わる
一定時間、無操作状態が続くと自動的にスクリーンセーバーに切り替わります。
スクリーンセーバーの画面も次のようなものが用意されている場合があります。
- 専用の会社案内や製品案内を流すスクリーンセーバー
- 熱帯魚が水槽の中を泳いでいる様子のスクリーンセーバー
- 幻想的な模様を映し出すスクリーンセーバー
人感センサーで音声ガイダンスや画面を自動に切り替える
人感センサーを搭載した受付専用端末だったら次のような動作をします。
- 人が近づくと自動的に受付画面に切り替わる
- 人が近づくと自動的に音声ガイダンスが流れる(例「いらっしゃいませ」)
受付専用端末の表示内容は自由にカスタマイズできる
受付専用端末の画面の表示内容は機種によっては自由にカスタマイズすることができます。
- 表示ボタンの文字や色を変える
- ボタンの数を増やす
- ボタンの配置や大きさを変える
- 画面上の背景を変える
訪問者の呼出履歴を残せる
訪問者が受付専用端末を使って内線呼出した履歴を残す機能があります。
履歴はCSVやテキストベースで残せるので表計算ソフトで統計を簡単にとることができます。
ビジネスフォン・PBXのアナログ内線パッケージに接続して、アナログ内線として受付専用端末を接続する
受付専用端末は一般内線のひとつとしてビジネスフォン・PBXに接続する形になります。
液晶ディスプレイのタッチパネル上で操作されたダイヤル内容は一般内線として他の内線を呼び出す、という動きになります。
受付システムをLAN接続して、同じネットワーク上の他のパソコンからメンテナンスできる
受付専用端末にLAN接続して、他のパソコンからメンテナンスすることができます。
同一ネットワーク上の他のパソコンをメンテナンス用として設定しておけば、メンテナンスの度に受付システムまで足を運ぶ必要がありません。
受付から複数の内線を同時に呼び出したい場合
受付から1台だけ内線を呼び出すのではなく、複数の内線を同時に呼び出したい。
もちろんそのような運用方法も可能です。
同じグループに所属する内線を全て呼び出す
受付電話から呼び出されたときに、同じグループに所属する全ての内線を同時に呼び出すこともできます。
- 受付電話の受話器を上げると自動的に 内線グループ呼び出し特番(8) + グループ番号 (01) がダイヤルされる
- グループ番号 (01) に所属する 内線100～110 すべてが呼び出される
多機能電話機のファンクションキーに受付からの着信を受けるボタンを割り付ける
多機能電話機のファンクションキーに受付からの着信を受けるためのボタン(例えば仮想内線ボタン)を割り付けて、着信時にボタンが点滅・鳴動するように設定します。
- 受付電話 の 受話器を上げると 自動的に 仮想内線300 をダイヤルする
- すべての 多機能電話機 の 受付ボタン (仮想内線300) が 着信鳴動する
受付電話から呼び出されたときの着信音だけ変えたい
ビジネスフォンの機種によっては特定の内線からの呼び出しのときだけ着信音を変えることができます。
- 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
- 内線100 を ダイヤルする
- 内線100 には通常とは異なる着信音で鳴動する
受付電話から呼び出されたときに「受付」と表示させたい
受付電話から呼び出されたときに、液晶画面に「受付」の表示を行い、識別しやすくすることもできます。
- 受付電話 (内線200) の受話器を上げる
- 内線100 をダイヤルする
- 内線100 の液晶画面には「受付」と表示される
いろいろ組み合わせてベストな受付電話の運用を
このように受付電話の呼び出しの仕方、着信の仕方、電話機の種類などを組み合わせて会社に合ったベストな運用を考えてみてはいかがでしょうか。
最後におすすめの受付電話機について紹介しましょう。
最後までご覧いただきましてありがとうございます。