会社で使われている電話機の多くは、ビジネスフォン、PBX(交換機)と呼ばれる装置につながっている内線電話機です。
内線電話機には、会社の業務を効率化するために、家庭用の一般電話機では無いような様々な機能やボタンがついています。
使い方も会社によって当然違ってくるので、会社の業務に応じて、ビジネスフォン、PBXの設定をカスタマイズしていくのですが、なんだかんだ言っても基本的な使い方については、どこの会社でも共通している部分はあるわけですね。
そういうわけで、どこの会社でも使う(であろう)基本的な使い方についてまとめてみました。
ただし、ビジネスフォン・PBXの機種や設定により操作方法は異なりますので「だいたいこんな感じなんだな」という前提で読んでいただけると幸いです。
1. 外線の着信に応答する
内線電話機でもっともよく使われる操作のひとつです。
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ちなみに外線の着信のしかたには次のような種類があります。
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電話に出るのが苦手な人はこちらをどうぞ。
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2. 通話を保留する
保留操作にもいくつかの種類があります。
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3. 別の電話機に取り次ぐ
別の電話機に取り次ぐ操作こそ、ビジネスフォン・PBXを使うキモの部分といえるでしょう。
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4. 外線に電話をかける
会社の外に電話をかけるときには外線を使って電話をかけます。
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5. 内線を呼び出す
社内の別の内線を呼び出すことができます。
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6. 別の電話機への着信に代わりに応答する
近くの内線電話機への着信に、自分の電話機から代わりに応答することができます。
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7. 短縮ダイヤルを使う
携帯と同じように短縮ダイヤルを利用できます。
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8. ワンタッチダイヤルを使う
内線電話機のワンタッチボタンによくかける電話番号を登録します。
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最後に
ビジネスフォン・PBXでよく使われる内線電話機には、数多くの機能が実装されているわけですが、普段の業務でよく使う操作はだいたい限られています。
- 外線の着信に応答する
- 通話を保留する
- 別の電話機に取り次ぐ
- 外線に電話をかける
- 内線を呼び出す
- 別の電話機への着信に代わりに応答する
- 短縮ダイヤルを使う
- ワンタッチダイヤルを使う
なかでも 1~4 については、必ずといっていいほど使われる操作になります。
5~8 については、使ったり使われなかったり、といったところでしょうか。
とりあえず上記の操作を押さえておけば、間違いありません。
最後までご覧いただきまして、ありがとうございます。