新入社員必見!オフィスの電話は自宅の電話とどう違う?

Q&A

新入社員の皆様、入社おめでとうございます。

 

入社して最初に教えられることの一つに、電話があるでしょう。

 

家庭にある固定電話とはいくつか異なる点があります。

 

ましてや、携帯電話やスマートフォンとはかなり異なります。

 

たいていは先輩社員が教えてくれるものですが、前もって知っておくとより社内での印象が良くなるでしょう。

 

 

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その1・ボタンがいっぱいついているのはなぜですか?

小規模のオフィスを除き、会社ではビジネスフォンという電話が使われています。

 

これには家庭用プッシュホンと同じ番号ボタンの上に、いろいろなボタンがついています。

 

各ボタンには様々な機能を持たせられますが、そのうちの一つに「どの電話番号に電話が来たか」を区別する機能があります。

 

ビジネスフォンは複数の電話番号を受けることができるため、この機能が必要なのです。

 

先輩社員の中に、「電話によって話し方を変えている」ことを不思議に思った方はいませんか?

 

会社によっては、電話番号を仕入先、販売先、社員用・・・と分けているところもあります。

 

電話が着信すると該当するボタンのランプが点滅するので、どの番号に電話がかかってきたかが分かるのです。

 

 

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その2・お客様に電話したいが、どうしたら良いですか?

ビジネスフォンの場合は普通に番号を押すと内線、つまり社内の通話となります。

 

外部に電話する場合は外線に切り替える必要があります。

 

最初に0を押した後に電話番号を押す形式が多いです(「0発信」といいます)。

 

但し電話機によっては外線ボタンを押す等、外線への切り替え方法が異なる場合があります。

 

先輩社員に確認して下さい。

 

 

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その3・終了ボタンがありませんが、どうやって電話を切れば良いですか?

ビジネスフォンの場合は家庭用の固定電話機と同様に、受話器を持って話をします。

 

受話器を元通りに置けば電話は切れます。

 

但し、いきなり受話器を置くと相手に「ガチャン」という音が聞こえてしまいます。

 

良く見ると受話器を置くところに、出っ張っているところがありますね。

 

これをフックといいます。

 

電話を切る時は、このフックを静かに押すと相手に不快な音を与えずに切ることができます。

 

なお、オフィス内で受話器を叩きつけている光景を見かけることがありますが、電話機を壊す原因となりますので真似してはいけません。

 

 

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その4・秘密の電話番号が設けられている場合があります

会社によっては、社員専用の電話番号を設けていることがあります。

 

何らかの理由で外線に電話が殺到する状態になっても、社員との連絡は取れるように設けられた番号です。

 

この番号は存在自体が企業秘密とされているところが多いと思います。

 

くれぐれも外部に漏らさないようにしましょう。

 

 

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まとめ

いかがでしたか?普段使っている電話とはかなり違うことがわかったでしょう。

 

自宅で固定電話を使っている方は形が似ているだけに、驚いた方も多いのではないでしょうか。

 

この記事を参考に、わからないところは先輩社員にどんどん聞き、その内容を一つ一つ確実に覚えていきましょう。

 

 

最後までご覧いただきまして、ありがとうございます。