ソフトフォンでパソコンを内線化!ビジネスフォンのソフトフォン、4つのまとめ

電話機・端末の種類

ビジネスフォン・PBXには、パソコンに専用のソフトをインストールして、パソコンを内線として使うことができる、ソフトフォンというものがあります。

 

ソフトフォンは、パソコン上で動作する仮想的な電話機です。

 

 

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【1】パソコンがビジネスフォン・PBXで使用する内線電話機に

パソコンが電話機になります

ソフトフォンは、パソコンにインストールして使用します。

 

パソコンにインストールされたソフトフォンは、多機能電話機としての機能や、その他の様々な機能がソフト上で提供されます。

 

通話をするときは、パソコンにUSB接続したヘッドセット、もしくはハンドセットを使って通話を行います。

 

 

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【2】ソフトフォンはビジネスフォン・PBXの機種ごとに異なる

ソフトフォンは、多機能電話機と同じように、ビジネスフォン・PBXの機種ごとに用意された専用のソフトを使います。

 

基本的にソフトフォンとビジネスフォン・PBXはセットとして考えましょう。

 

 

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【3】ソフトフォンならではの、便利な機能を提供

より便利な機能を提供

ソフトフォンはパソコン上で動作するので、多機能電話機に比べて、より多くの情報を扱うことができます。

 

ソフトフォンには、以下のような機能が備わっています。

 

画面を見ながらの会議通話

パソコンにWEBカメラを取り付けることで、相手の様子を画面上で確認しながら、話をすることができます。

 

テレビ会議と同じようなことが、ソフトフォン上で実現できるわけです。

 

ホワイトボード機能でスケジュール管理

ソフトフォン上のアプリケーションの機能のひとつに、ホワイトボード機能があります。

 

このホワイトボード機能を利用すれば、各人の所在情報などのスケジュールを、ソフトフォンで一元管理することができます。

 

CTI連携

CTI機能とソフトフォンを連携させることで、かけてきた相手の電話番号から、顧客情報を自動的に画面上にポップアップさせることができます。

 

顧客情報が画面上に瞬時に表示されるので、よりスピーディな電話対応が可能となります。

 

豊富な履歴情報

発信履歴、着信履歴などの通話履歴が、通常の電話機に比べて、管理できる数と情報がより豊富になっています。

 

チャット機能

ソフトフォン上のアプリケーション機能のひとつである、チャット機能を利用すれば、リアルタイムに、相手とショートメッセージのやりとりをすることができます。

 

 

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【4】ソフトフォンはコールセンターと相性が良い

電話対応しながら、パソコンに情報を入力するようなコールセンターに、このソフトフォンを導入すれば、業務の効率化と、サービス性の向上が期待できます。

 

多機能電話機の場合

  • 受話器 (ハンドセット) を持ちながら通話することになるので、通話しながらのパソコンの入力作業が難しい
  • 電話機の分だけ、机の上の空きスペースが減ってしまう

 

ソフトフォンの場合

  • ヘッドセットで通話を行うので、両手が自由に使える。そのためパソコンの操作もしやすい。
  • CTI機能と連動すれば、顧客情報が自動的に画面上に表示されるので、電話対応がスムーズ。
  • 電話機を置かない分、机の上の空きスペースが増える

 

 

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最後に

ソフトフォンは、通話をしながら入力業務を行うコールセンターや、普段から電話を受けることが多い業務に力を発揮します。

 

すべての多機能電話機を、ソフトフォンにする必要はないのかもしれませんが、ソフトフォンのほうが業務の効率がアップする場面も、少なからずあることでしょう。

 

まずは部分的な導入を検討してみるのもいいかもしれません。

 

 

最後までご覧いただきましてありがとうございます。