ビジネスフォン、PBXの「特番」っていったい何のこと?

Q&A

会社で使っている電話機で「特番」という言葉を耳にしたことはありませんか?

 

特番」とは、内線電話で必須となるダイヤル内容について取り決めたものです。

 

  • 100」とダイヤルして内線100の電話を呼び出す
  • 0」+「外線番号」をダイヤルして相手を呼び出す
  • #」とダイヤルして近くの内線の代わりに応答する

 

ナビ子さん
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今回はこの「特番」について説明していきましょう。

 

 

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内線番号の特番の場合

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まずは「内線番号」の特番について説明しましょう。

 

ナビ子さん
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たとえば内線番号10の場合、先頭の番号は「1」になりますよね?

 

たとえば、ビジネスフォンの設定で特番「1」を2桁内線として設定すると、次の内線番号をダイヤルすることができるようになります。

 

  • 内線10~19

 

ナビ子さん
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ビジネスフォンの機種によっては「*」や「#」を含んだ内線番号をダイヤルできるケースもあります。

  • 内線1*
  • 内線1#

 

 

内線特番のその他の設定例

内線番号の特番、いわゆる「内線特番」の採り方は会社によって様々。

 

いくつか例を挙げてみましょう。

 

特番20、4桁内線の場合

  • 内線2000~2099

 

特番を「20」で設定していますので、内線4桁のうち頭2桁は「20」で固定されます。

 

ナビ子さん
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この場合、下2桁の「00~99」の範囲で内線番号を作成することになります。

 

 

特番100、3桁内線の場合

  • 内線100のみ

 

特番を「100」で設定していますので、作成できる内線番号は「100」のみとなります。

 

ナビ子さん
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通常、こういった設定を行うことはあまりありません。

 

ただし、同じ「1」から始まる別の機能の特番を使いたいときには、こういった設定を行うこともあります。

 

 

特番6、5桁内線の場合

  • 内線60000~69999

 

特番を「6」で設定していますので、頭の1桁目だけが「6」で固定され、残りの「0000~9999」の範囲内で内線を作成することが可能です。

 

ナビ子さん
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内線電話機の台数が多い場合には、このように内線の桁数を増やして、たくさんの番号を確保できるようにする必要があるんですね。

 

 

 

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外線発信の特番の場合~定番は「0」発信~

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次に外線に発信するときの特番について説明します。

 

内線電話の受話器を上げると「ツ・ツ・ツ」という内線トーンが聞こえてきます。

 

ナビ子さん
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いわゆる「内線」を「捕捉」した状態ですね。

 

この「内線を捕捉した」状態のままで「外線番号」をダイヤルしてしまうと、相手の電話にはつながりません。

 

「おかけになった電話番号は…」というアナウンスが流れるか、意図しない相手先を呼び出してしまう、もしくは全く違う機能が動作してしまうこともあります。

 

そうならないために必要となるのが「外線発信特番」なんですね。

 

外線発信特番をダイヤルすることにより、「内線を捕捉した状態」から「外線を捕捉した状態」へと移行し、外線をかけられる状態になります。

 

受話器から聞こえる音も「ツ・ツ・ツ」という内線トーンから「ツー」という外線トーンへと変わるのが確認できることでしょう。

 

ナビ子さん
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ちなみにほとんどの場合、外線発信特番には「0」が使われることが多いです。

 

それでは、外線発信特番の使い方について説明していきましょう。

 

 

外線発信特番「0」の使い方

  1. 受話器を上げる
  2. 内線トーンが受話器から聞こえる
  3. 0をダイヤルする
  4. 外線トーンが受話器から聞こえる
  5. 相手の電話番号をダイヤルする
  6. 相手を呼び出す

 

ナビ子さん
ナビ子さん

もっと詳しく知りたい方は次の記事もあわせて参照してください。

 

 

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様々な機能の特番の場合

「特番」の種類は内線番号や外線発信だけではありません。

 

ナビ子さん
ナビ子さん

ビジネスフォン・PBXには数多くの様々な機能が実装されています。

 

特番」には、そんな様々な便利機能を内線電話機から利用するための「機能特番」というものもあるんですよ。

 

 

様々な機能特番の設定例

  • 代理応答 「#
  • 短縮発信 「
  • 不在転送登録 「70
  • 不在転送解除 「71
  • 専用線発信 「8

 

上記の例はごくごく一部の機能を取り上げただけに過ぎません。

 

たくさんある機能に対して、どのようなダイヤルをすることで「機能特番」を使うように設定するのか?

 

その設定についてはビジネスフォン・PBXの機種や構成、会社の業務内容などによってお大きく異なります。

 

ビジネスフォンの場合、様々な機能特番がデフォルトで設定されていることがあります。

 

 

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特番の組み合わせ例

ここまで「内線特番」「外線発信特番」「機能特番」などについて説明してきました。

 

ナビ子さん
ナビ子さん

ここからは実際の運用ではどのように設定されているのか? について説明していきましょう。

 

 

1桁特番

ダイヤル 設定された
特番
桁数 備考
1 内線 4桁 内線 1xxx
2 内線 4桁 内線 2xxx
3
4
5
6
7 次桁展開 70~79、7*、7#
8 次桁展開 80~89、8*、8#
9
0 外線発信 1桁 0+電話番号
* 短縮発信 1桁 *+メモリ番号
# 代理応答 1桁

 

1桁目で特番の意味が決定することもあれば、2桁目以降で特番の意味が決定することもあります。
※上記の例では「7」と「8」が2桁目以降で特番の意味が決定するということで「次桁展開」となっています。

 

 

2桁特番

特番7x

ダイヤル 設定された特番 桁数 備考
71 不在転送 登録 2桁 71+転送先内線
72 不在転送 解除 2桁
73 話中転送 登録 2桁 73+転送先内線
74 話中転送 解除 2桁
75 不応答転送 登録 2桁 75+転送先内線
76 不応答転送 解除 2桁
77
78
79
70
7*
7#

 

 

特番8x

ダイヤル 設定された特番 桁数 備考
81 専用線発信
(閉番号)
6桁 81+拠点Aの内線4桁
82 専用線発信
(閉番号)
6桁 82+拠点Bの内線4桁
83 専用線発信
(閉番号)
6桁 83+拠点Cの内線4桁
84 専用線発信
(閉番号)
6桁 84+拠点Dの内線4桁
85 専用線発信
(閉番号)
6桁 85+拠点Eの内線4桁
86
87
88
89
80
8*
8#

このようにビジネスフォン・PBXではダイヤルする内容に応じて様々な「特番」が設定されているのです。

 

これが1拠点だけならば、「特番」の計画も立てやすいのですが、もしも全国の拠点を巻き込んで展開されるようなケースでは、入念に「特番」の計画を立てる必要が出てくるんですね。

 

ナビ子さん
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ちなみにこの「特番」全体をひっくるめたものを「番号計画」と呼びます。

 

 

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最後に

ビジネスフォン・PBXで使う「特番」について説明しましたが、いかがだったでしょうか?

 

ビジネスフォン・PBXの様々な機能を利用するためには、

  • 1~9

などのダイヤルボタンを組み合わせて特番を設定する必要がある、ということについてお分かりいただけたかと思います。

 

多くの機能を利用するためには、その数だけ「特番」も必要になるということで、あまり無計画に「特番」を消費してしまうと、いざというときに番号が枯渇してしまい、大幅な設計変更を余儀なくされることもあります。

 

くれぐれも「特番」の設計は計画的に。

 

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最後までご覧いただきましてありがとうございます。

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